On olemassa useita tekijöitä, jotka voivat vaikuttaa parhaan ostotilauksen ohjelmiston valintaan. Vaikka tarpeesi ja mieltymyksesi voivat riippua liiketoiminnastasi, valitsemallasi ohjelmistolla on joitain standardeja, joita haluat todennäköisesti. Voit esimerkiksi haluta ohjelmiston, joka helpottaa ostotilausten seuraamista ja lisää tilauksesi automaattisesti tietokantaan tulevaa käyttöä varten. Samoin saatat haluta ohjelmiston, jonka avulla voit valtuuttaa tietyt ihmiset luomaan ostotilauksia ja rajoittamaan muita. Voit jopa mieluummin ostaa tilausohjelmiston, jonka avulla voit vastata asiakkaiden tarpeisiin tehokkaasti integroimalla sen varastonhallintajärjestelmääsi.
Kun valitset parhaan ostotilauksen ohjelmiston, yksi tärkeimmistä tekijöistä on otettava huomioon, onko harkitsemasi ohjelmisto helppokäyttöinen. Haluat todennäköisesti valita ohjelman, joka on käyttäjäystävällinen ja jonka avulla voit tehdä ostotilauksia tehokkaasti ja vaivattomasti. Yleensä haluat valita ohjelman, joka sisältää kaikki tilauksesi tarvitsemat kentät, sekä mukautusvaihtoehdon, jos haluat muuttaa kenttää tai luoda uuden.
Ostotilausten seuraaminen on toinen tärkeä osa yrityksen menestyksekästä hoitoa. Sinun on ehkä seurattava esimerkiksi lähettämiäsi ostotilauksia, myös silloin, kun ne on lähetetty, täytetty ja maksettu. Saatat myös tarvita järjestelmää, jolla voit seurata muilta yrityksiltä saamiasi ostotilauksia. Jos valitset ohjelmiston, joka lisää luomasi tai vastaanottamasi ostotilaukset automaattisesti tietokantaan, niiden seuranta voi olla paljon helpompaa. Tällaisen ohjelmiston avulla voit määrittää, onko tilaus lähetetty, täytetty ja maksettu ilman ajanhukkaa.
Yrityksesi asetuksista riippuen saatat tarvita ostotilauksen ohjelmistoa, jonka avulla voit rajoittaa ostotilausten luomista. Voit esimerkiksi valita ohjelmiston, jonka avulla voit valtuuttaa tietyt ihmiset luomaan ja lähettämään ostotilauksia samalla, kun estät muita osallistumasta tähän prosessiin. Tällaisen ohjelmiston avulla voit jopa seurata valtuutetun käyttäjän ostotilauksia pysyäksesi ajan tasalla työntekijöiden tekemistä tilauksista.
Jos saat ostotilauksia osana yritystäsi, saatat haluta myös tilausohjelmiston, joka voidaan integroida varastonhallintajärjestelmääsi. Näin sinun ei tarvitse tarkistaa varastoa manuaalisesti, kun vastaanotat ostotilauksen. Linkitetty ohjelmisto voi sen sijaan antaa tarkan kuvan siitä, mitä sinulla on varastossa, mitä sinun on tilattava ja kuinka nopeasti pystyt täyttämään asiakkaan pyynnön.