Ostotilausjärjestelmä on vaiheet, jotka yksilön on suoritettava pyytääkseen tavaroiden ja palvelujen hankintaa yrityksen käyttöön. Nämä järjestelmät tarjoavat seurantareitin yrityksen taloudellisten resurssien liikkeen seuraamiseksi. Järjestelmien liiketoimintaympäristössä on useita järjestelmiä. Useimmat niistä keskittyvät yrityksen kirjanpitoon ja sisäiseen asiakirjajärjestelmään. Parhaan ostotilausjärjestelmän valitseminen edellyttää useiden yrityksen liiketoimintajärjestelmiin liittyvien tekijöiden huomioon ottamista.
Yritysten omistajien ja johtajien tulisi päättää, haluavatko he käyttää manuaalista vai automaattista tilausjärjestelmää. Manuaalisiin järjestelmiin kuuluu tavallisesti paperimuistikirjan käyttö, joka sisältää järjestyksessä numeroidut ostotilaukset. Työntekijä täyttää lomakkeen, joka yleensä vaatii myyjän, hinnan, määrän, kuvauksen ja kirjanpitokoodin, ennen kuin se lähettää hyväksynnän. Nämä asiakirjat sisältävät yleensä arkistoon tallennetun kopion. Automaattinen järjestelmä toimii samalla tavalla, paitsi että työntekijät käyttävät yrityksen liiketoiminta- tai kirjanpito -ohjelmistoa ja täyttävät sähköisen ostotilauksen.
Yrityksen normaalilla toiminnallaan saamien ostotilausten määrällä on suuri merkitys ostotilausjärjestelmän valinnassa. Manuaalisen järjestelmän käyttäminen voi olla tylsää ja johtaa asiakirjan katoamiseen, jolloin työntekijät voivat luoda ostotilauksen uudelleen. Lisäksi yritysten on tyypillisesti säilytettävä nämä asiakirjat useita vuosia sovellettavien liittovaltion tai osavaltion lakien mukaan. Automaattinen ostotilausjärjestelmä voi lievittää joitain näistä ongelmista, vaikka tietokoneversion oppiminen ja käyttäminen voi vaatia enemmän koulutusta.
Muita tekijöitä, jotka on otettava huomioon ostotilausjärjestelmää valittaessa, ovat ostotilauksia käyttävien työntekijöiden määrä ja yrityksen ostotoimiston sijainti. Useiden työntekijöiden pääsy ostotilauksiin ja niiden luominen voi edellyttää, että yrityksillä on enemmän paperiasiakirjoja käsillä tai enemmän käyttäjätunnuksia, jotta he voivat käyttää ostotilausmoduulia. Suurilla organisaatioilla on usein hankintaosasto tai hankintapäällikkö, joka hoitaa ostotilauksen tilauksen yhteydessä. Useiden henkilöiden lähettäminen ostotilauksiin voi aiheuttaa ylivuotoisia tietoja ostoosastolle. Yritysten on ehkä rajoitettava pääsyä ostotilausjärjestelmään tämän ongelman välttämiseksi.
Yritysten on myös pohdittava, miten ostotilaukset tulevat kirjanpito -osastoon. Tilitoimiston henkilöiden on voitava käyttää järjestelmää helposti, jotta he voivat tarkastella ostotilauksia ennen laskujen maksamista. Tilintarkastajat tarvitsevat myös pääsyn määrittämään, miten tieto kulkee yrityksen läpi. Kyvyttömyys seurata ostotilausta järjestelmän jokaisen vaiheen kautta voi johtaa asiakirjan muutoksiin, jotka vaarantavat merkittävän osan yrityksen kassanhallintaprosessista.