Parhaan pienyritysten vastaajapalvelun valitseminen voi riippua useista tekijöistä. Vaikka suuret yritykset voivat perustaa tällaiset päätökset puheluiden määrään, tämä ei välttämättä ole ongelma pienille yrityksille. Eri vastaajapalvelut tarjoavat tyypillisesti erilaisia toimintoja laajalla hintaluokalla. Siksi pienyrittäjän tulisi kysyä itseltään erityisiä kysymyksiä, kuten onko esimerkiksi elävän henkilön vastattava puheluihin tai riittääkö automaattinen ääniviestijärjestelmä. Jotkut pienyritykset myyvät tavaroita ja palveluita, mikä edellyttää järjestelmää asiakkaiden tilausten vastaanottamiseksi ja täyttämiseksi. Kun hänen erityistarpeensa on arvioitu, pienyrittäjä voi valita edullisimman ja kustannustehokkaimman vaihtoehdon.
Yksi näkökohta parhaan pienyrityksen vastauspalvelun valitsemisessa on asiakkaiden kysymysten monimutkaisuus tai heidän soittamisensa syyt. Joihinkin soittajan tiedusteluihin voidaan vastata lähinnä automaattisen tai ääniohjatun puhelinvalikon kautta. Toisaalta suora vastauspalvelu on usein edullinen monimutkaisten puheluiden käsittelyyn. Ainakin siitä voisi olla apua, jos käytettävissä on 24 tunnin vastauspalvelu kiireellisten kysymysten käsittelyyn.
Toinen kysymys on, onko yrityksen omistajalle tärkeää, että hän voi noutaa viestinsä milloin tahansa. Asiakkaat voivat olla turhautuneita yritykseen, jonka henkilökunta ei pysty vastaamaan tiedusteluihin normaalina työaikana. Lisäksi jotkut ihmiset voivat hyötyä myös pienyritysten puhelinvastaajapalvelusta, joka tarjoaa puhelun saatavuuden aukioloaikojen ulkopuolella, kuten puheluiden vastaanottamisen iltaisin ja viikonloppuisin.
Yksi potentiaalisesti tärkeä kysymys pienyritysten vastaajapalvelua harkittaessa on, tarvitsetko tilausten käsittelyominaisuuksia. Yritysten, jotka myyvät tuotteita tai palveluita ja ottavat asiakastietoja, on myös päätettävä, tarvitsevatko he myös myyntihenkilöstöä. Asiaan liittyvä kysymys on, onko asiakkaiden yksityisyys ongelma ja miten ihmisten tiedot pidetään luottamuksellisina.
Monille pienyrityksille suosittu vaihtoehto on virtuaalinen vastaajapalvelu. Tämä tyyppi voi yleensä tarjota enemmän kuin vain vastata puheluihin ja vastaanottaa viestejä. Jotkut yritykset tarjoavat useita vaihtoehtoja, kuten tilausten käsittely ja edistynyt vastaajapalvelu. He voivat tarvittaessa antaa paikallisen numeron, maksuttoman numeron ja faksinumeron. Jotkut palvelut käyttävät ihmisiä pitämään kirjaa tai syöttämään tietoja tarpeen mukaan, aivan kuten virtuaalinen avustaja.
Useimmille pienyritysten omistajille sekä tulot että maine ovat tärkeitä. Vastaajapalvelu voi auttaa jotakuta maksimoimaan mahdolliset tulonsa ja varmistaa samalla, että asiakkaiden tiedustelut käsitellään. Parhaan pienyritysten vastaajapalvelun valitseminen voi myös riippua budjetistasi. Jotkut vastaajapalvelut tarjoavat ilmaisen kokeilujakson, ja useimmat yritykset ovat täysin saatavilla verkossa, joten on mahdollista ostaa parhaita vaihtoehtoja.