Paras portaaliohjelmisto pystyy vastaamaan sekä organisaation nykyisiin että tuleviin tarpeisiin. Portaali on erityisesti suunniteltu verkkosivusto, joka tarjoaa joukon palveluita, jotka on yleensä kohdistettu käyttäjälle hänen profiilinsa tai mieltymystensä perusteella. Termiä portaali käytettiin historiallisesti kuvaamaan useiden lastaus- ja purkutoimien satamaa tai sijaintia. Sitä käytetään nyt kuvaamaan monitoimista verkkosivustoa, joka sisältää julkisia ja yksityisiä osioita, tiedonhaku- ja lähetystyökaluja, henkilökohtaista sisältöä ja usein linkkejä tai yhteyksiä liittyviin järjestelmiin tai palveluihin.
Tämän tyyppisen verkkosivustorakenteen tukemiseen tarvittava tekniikka tuli laajalti saataville 1990 -luvun puolivälissä, kun käyttäjien hallintatoiminnot tulivat osaksi portaalin ohjelmistopaketteja. Mahdollisuus tarjota henkilökohtaista, käyttäjäkohtaista sisältöä on keskeinen osa Internet-portaalin ydintoimintoja. Helppous, jolla järjestelmänvalvojat voivat lisätä käyttäjiä, luoda rooleja ja hallita tätä prosessia, on erittäin tärkeää arvioitaessa erilaisia portaalisovelluksia.
Sisällönhallinta on yleensä portaalin ohjelmistoon sisältyvä ominaisuus. Mahdollisuus valita materiaalia, joka on tietyntyyppisen käyttäjän saatavilla ja erottaa se julkisista tiedoista, on vaikea tehdä ilman sisällönhallintaominaisuutta. Tämä työkalu tulee suunnitella pitämällä hallinnollinen avustaja mielessä. Testaa ominaisuuksia jonkun kanssa, jonka on käytettävä sitä työssään, jotta sen käyttö on intuitiivista. Tämä on ainoa tapa arvioida työkalun käytettävyys oikein.
Tietoportaalin luominen ja ylläpito on uutta teknologista kehitystä ja on johtanut uusien työpaikkojen ja urapolkujen luomiseen. Tämän tyyppisten portaalien tukemiseen tarvitaan kaksi osaamisaluetta: tietokonejärjestelmät ja sisällönhallinta. Tämäntyyppinen verkkosivusto vaatii erillisen verkkopalvelimen, joka tukee sekä julkisia (http) että yksityisiä (https) osia. Tarvitaan mekanismi tai ohjelma käyttäjien tunnistamista ja salasanoja koskevien pyyntöjen hallitsemiseksi sekä mahdollisuus muistuttaa käyttäjiä heidän salasanoistaan tai sallia heidän vaihtaa salasana.
Tarkista portaaliohjelmiston hallintaan ja hallintaan tarvittavat taidot huolellisesti. Tutki näiden taitojen saatavuutta ja niiden suhteellista arvoa markkinoilla. Paras portaaliohjelmisto voi vaatia henkilöstöä, jolla on harvinaisia taitoja ja jonka käyttö on erittäin kallista. Etsi tekniikkaa, joka perustuu yleisesti käytettyihin alustoihin, joten resurssit on helpompi löytää.