Pro forma -malli on menetelmä, jota yritys käyttää kootakseen asiakirjoja tai tietoja, jotka ovat arvioita tulevista liiketoimista. Yleisimmät pro forma -asiakirjat ovat tyypillisesti tilinpäätöksiä, jotka sisältävät odotettavissa olevia dollarimääriä tulevasta liiketoiminnasta. Parhaiden yritysten valitsemiseksi yritysten on tarkasteltava saatavilla olevia tietoja ja päätettävä, miltä pro forma -lausunnot näyttävät ja ketkä käyttävät lausuntoja päätösten tekemiseen. Toinen esimerkki pro forma -asiakirjasta on kauppalasku, joka sisältää kohteita tulevaan tapahtumaan. Vaikka yritys ei ole vielä saattanut päätökseen tapahtumaa, asiakirjat ilmoittavat vain mahdollisen tulevan tapahtuman kohteiden arvon.
Pro forma -malliin syötetyt tiedot voivat määrätä, mitä mallia käytetään, kun yritetään luoda tulevaisuuteen suuntautuvia asiakirjoja. Kuten edellä olevissa esimerkeissä, yksi malli oli tilinpäätökselle ja toinen kauppalaskuille. Jokainen malli on tarkoitettu tietyn tyyppisille tiedoille, mikä johtaa tietyn mallin luomiseen. Tässä mielessä yrityksellä voi mahdollisesti olla useampi kuin yksi pro forma -malli liiketoiminnalle. Jos pro forma -asiakirjoja varten on käytössä useampi kuin yksi malli, yritys voi ennustaa tarkasti monenlaisia liiketoimintoja.
Pro forma -mallilla on todennäköisesti vakiolomake, joka muodostaa saman asiakirjan. Yksilöiden, jotka laativat pro forma -mallin, on ehkä pidettävä tämä tulostusmuoto mielessä valitessaan mallia. Esimerkiksi pro forma -tilinpäätöksen on todennäköisesti näytettävä kirjanpito -osaston laatimasta todellisesta tilinpäätöksestä. Sama pätee kauppalaskuihin, joissa arvioiden tulee olla muodoltaan samanlaisia kuin todellinen lasku. Jos käytössä on pro forma -malli, joka tuottaa eri tuotoksen kuin perinteinen tuotanto, se voi aiheuttaa hämmennystä yrityksessä.
Viimeinen näkökohta pro forma -mallille on tiedon käyttäjät. Tietoja käyttävillä henkilöillä ei välttämättä ole kaikkia samoja tietoja koskevia tarpeita. Siksi yritys saattaa tarvita malleja, jotka tarjoavat tietoja omistajille ja johtajille, ja toisia operatiivisille johtajille. Joissakin tapauksissa sama pro forma -malli voi pystyä luomaan vaaditut tuotokset jokaiselle yksilölle tekemällä pieniä muutoksia malliin syötettyihin tietoihin. Nämä mallit ovat todennäköisimmin sisäisiä sidosryhmiä kuin ulkopuolisia.