Puhelinkokousjärjestelmä koostuu yleensä tietoliikenneverkosta, joka mahdollistaa tiedonsiirron eri paikoissa olevien ihmisten välillä. Sitä käytetään usein liiketapaamisiin, seminaareihin ja akateemisiin kokouksiin. Käytettävissä on monia erilaisia teleneuvottelujärjestelmiä. Kun teet päätöksesi, joitakin tekijöitä, jotka haluat ottaa huomioon, ovat puhelinkokouksesi tarkat tavoitteet ja millaista mediaa haluat käyttää, kuten videota, ääntä tai Internetiä.
Aiemmin yksi yleisimmistä telekonferenssijärjestelmän vaihtoehdoista oli suljettu televisio. Tämä mahdollisti ihmisten kommunikoinnin sekä visuaalisesti että äänellisesti. Internetin myötä tämän tyyppisistä puhelinkokouksista on kuitenkin tullut vähemmän suosittuja. Verkkopohjaisia sovelluksia käytetään yleisemmin esimerkiksi saatavuuden, käytännöllisyyden ja tehokkuuden vuoksi. Puhelinkonferenssijärjestelmän suosio voi olla tärkeä näkökohta valintaa tehdessäsi, koska laajalti käytetyn mallin valitseminen voi helpottaa viestintäverkon perustamista eri, eri paikkojen välille.
Äänipuhelinjärjestelmä on toinen paljon käytetty vaihtoehto. Kuten nimestä voi päätellä, tämä mahdollistaa viestinnän äänivaihdon. Monet pitävät äänipuhelinneuvottelusta sen yksinkertaisen yksinkertaisuuden vuoksi – järjestelmä koostuu yleensä yhdestä puhelinlinjasta, johon on liitetty useita osapuolia. Toinen tärkeä osa ääniviestintää on, että ihmisten ei tarvitse huolehtia siitä, miltä he näyttävät kamerassa.
Yksi parhaista tavoista järjestää konferenssi on Internet -puhelin. VoIP (Voiceover Internet Protocol), tämä on puhelinneuvottelujärjestelmä, joka käyttää puheviestintää Internetin kautta tai pakettivälitteisiä verkkoja. Sitä ylistetään yleensä kohtuuhintaisista kustannuksista. Esimerkiksi Internet -puhelut ovat tyypillisesti halvempia kuin tavalliset puhelut, joten tämä on hyvä vaihtoehto yrityksille, jotka haluavat säästää rahaa.
VoIP -järjestelmällä on myös merkittävä etu joustavuudessaan. Se mahdollistaa esimerkiksi useiden puheluiden kuulemisen yhdellä laajakaistayhteydellä. Lisäksi tämän tyyppisen puhelinneuvottelujärjestelmän käyttöönottoon tarvitaan vain Internet -yhteys. Tämä mahdollistaa kokousten ja puhelinneuvottelujen yhdistämisen melkein mihin tahansa Internet -yhteyteen.
Monet yritykset ovat erikoistuneet puhelinkonferenssiratkaisuihin. Tämä voi olla hyvä idea ja tarpeitasi vastaava yhden luukun palvelu. Useimmat puhelinkonferenssitoimittajat tarjoavat erilaisia tuotteita ja palveluita, ja ne voivat tarjota verkkoneuvottelulaitteita ja -tukea. Nämä yritykset voivat myös tarjota tapahtumien hallintapalvelua, mikä yleensä tarkoittaa, että ne järjestävät koko puhelinneuvottelun puolestasi. Tämä voi sisältää kutsujen lähettämisen osallistujille tai sen varmistamisen, että kaikki tekniikka ja laitteet toimivat oikein. Kaikki tämä voi auttaa varmistamaan, että sinulla on mahdollisimman onnistunut konferenssi.