Parhaan tapaamismuistutuksen valitseminen riippuu sen käytöstä ja tarkoituksesta. Vertaillessaan erilaisia tapaamismuistutusjärjestelmiä henkilön on määritettävä, onko järjestelmä henkilökohtaiseen käyttöön vai käytetäänkö muistuttamaan muita henkilöitä tapaamisistaan. Tapaamisten muistutusjärjestelmä, jota lääkärin vastaanotolla käytetään muistuttamaan potilaita esimerkiksi tulevasta tapaamisesta, vaihtelee suuresti muistutusjärjestelmästä, jota käytetään yksinkertaisesti auttamaan henkilöä paremmin järjestämään oma aikataulunsa.
Kun valitset tapaamismuistutusjärjestelmän, on tärkeää ottaa huomioon kaikki eri menetelmät, joita järjestelmä voi käyttää muistuttamaan käyttäjiä tai asiakkaita tapaamisistaan. Monet järjestelmät voivat lähettää muistutuksia sähköpostitse, tekstiviestillä tai automaattisilla puheluilla. Yksinkertaista muistutusta etsivälle henkilölle tavallinen online -kalenteri voi lähettää käyttäjälle sähköpostiviestin, joka ilmoittaa hänelle tulevasta tapaamisesta. Ne, jotka tarvitsevat tapaamismuistutuksen kaupallisille sovelluksille, voivat ottaa käyttöön järjestelmiä, jotka mahdollistavat useiden muistutusten lähettämisen asiakkaille toistuvasti useiden jakelukanavien kautta, kuten tekstiviestimuistutukset tai puhelinviestit.
Monissa henkilökohtaiseen käyttöön tarkoitetuissa tapaamismuistutuksissa on vakiorajapinta. Näiden muistutusten avulla käyttäjät voivat syöttää tulevien tapaamisten lisäksi myös tulevia syntymäpäiviä, tapahtumia ja kokouksia samassa ohjelmassa. Suosituimpien ohjelmien avulla käyttäjä voi myös ladata lisäasiakirjoja ja -materiaaleja, jotka liittyvät tulevaan tapaamiseen. Tämä ominaisuus tarjoaa lisää käyttömukavuutta, koska käyttäjät voivat ladata asiakirjoja, joita tarvitaan tiettyä kokousta varten, ja päästä niihin käsiksi milloin tahansa.
Kaupallisia tapaamismuistutuksia varten käyttäjät voivat ladata luettelon nykyisistä asiakkaistaan, ja kun uusia tapaamisia on ajoitettu, järjestelmä lähettää automaattisesti muistutuksia näille asiakkaille eri tavoilla. Tämä ominaisuus on erittäin hyödyllinen yrityksille, jotka aikatauluttavat asiakkaita säännöllisesti, kuten lääkärin vastaanotot tai kampaamot. Tämän suuruinen kaupallinen tapaamismuistutusjärjestelmä antaa käyttäjilleen myös mahdollisuuden luoda yksityiskohtaisia raportteja asiakkaiden määrästä, joihin otettiin yhteyttä, sekä niiden asiakkaiden määrästä, jotka joko vahvistivat tai peruuttivat aikansa. Yksityiskohtaisten raporttien lisäksi kaupalliset tapaamismuistutukset mahdollistavat myös tapaamisten tietojen jakamisen useiden osapuolten kesken, mikä varmistaa, että kaikilla on pääsy uusimpiin tietoihin.