Miten valitsen parhaan tiedonhallintastrategian?

Parhaita tiedonhallintastrategioita valitessaan yrityksen on otettava huomioon käytettävissä olevat resurssit, mukaan lukien ohjelmistot ja henkilöresurssit, jotka voidaan omistaa kokopäiväisesti tiedonhallintatoimintoon. Yrityskulttuuria on myös arvioitava ja yrityksen on pohdittava, tarvitaanko siihen muutoksia. Yrityksen tavoitteet ja missio ovat muita tekijöitä tietämyksen hallintastrategian määrittämisessä. Paras seurattava strategia riippuu myös liiketoimintamallista, toimialasta, jolla yritys toimii, sekä asiakkaiden ja liiketoiminnan toimittajien luonteesta.

Parhaan tiedonhallintastrategian valinta voidaan mukauttaa ottamaan huomioon organisaation tavoitteet ja strategian toteuttamiseen käytettävissä olevat resurssit. Yrityksen, jolla on innovaatiokulttuuri ja joka tarvitsee tukea tiedonhallinnalta, tulisi suunnata strategia innovatiivisten ideoiden jakamisen edistämiseksi yrityksessä ja yhteyksiin asiaankuuluviin ulkoisiin tutkimuslaitoksiin tai yhteistyöverkostoihin. Yrityksen, joka on sitoutunut asiakaspalveluun, tulee yhdistää tiedonhallintastrategia asiakaspalautteeseen, yhteistyöverkkoihin, avoimeen innovaatioon ja asiakkaiden osallistumiseen tuotekehitykseen. Strategia olisi suunnattava käytettävissä oleviin resursseihin käytettävän ohjelmiston ja tiedonhallintaan osallistuvien henkilöstömäärien suhteen.

Nykyinen yrityskulttuuri on tärkeä tekijä. Jos kulttuurin tarkoituksena on työntekijöiden osallistua päätöksiin ja olla ennakoivia parannusehdotuksia ja innovaatioita varten, tiedonhallintastrategia voi olla suunnattu parantamaan johdon ja henkilöstön välisiä viestintäkanavia. Strategian tavoitteena voisi olla lisätä henkilöstön yhteistyötä ja varmistaa, että henkilöstön ehdotukset otetaan huomioon ja tarvittaessa toteutetaan. Jos yrityskulttuuri keskittyy asiakaspalveluun, tiedonhallintastrategia voisi keskittyä viestintäkanavien ja asiakkaiden kanssa tehtävän yhteistyön parantamiseen.

Jos resursseja on riittävästi, tiedonhallintastrategia voitaisiin suunnata yrityskulttuurin muuttamiseen innovatiivisemman tai asiakaslähtöisemmän lähestymistavan edistämiseksi organisaatiossa. Strategiaan voisi kuulua kanavien luominen henkilöstön ehdotuksille, yhteistyösivustot ja kannustimet vakavaan osallistumiseen, kuten kuukausittaiset rahapalkinnot parhaista ehdotuksista. Säännöllisiä kokouksia voitaisiin pitää keskustellakseen menetelmistä innovoinnin edistämiseksi tai asiakaspalvelun parantamiseksi. Voitaisiin aloittaa muodollinen prosessi sen varmistamiseksi, että kaikkia henkilöstön ehdotuksia seurataan ja tarvittaessa parannetaan keskustelemalla asianomaisen henkilöstön kanssa. Tiedonhallintastrategia voisi siten varmistaa, että johto toteuttaa mahdollisimman monta henkilöstön ehdotusta.