Ensimmäinen askel parhaan tietojen syöttöohjelmiston valitsemiseksi on määritellä ohjelmistolle asetetut erityiset tietojenkäsittelyvaatimukset. Tietojen määrä, jota käytät, on paras mittari siitä, riittääkö yksinkertainen laskentataulukko- tai tekstinkäsittelyohjelma vai tarvitsetko tietokannan syöttö- tai kuvantamisohjelmiston. Tietolähteesi vaikuttaa päätökseesi, koska kyselylomakkeilla on erilaiset vaatimukset kuin tekstihauilla tai termien tai arvojen luetteloinnilla.
Jos aiot käyttää vain rajoitettuja kyselylomakkeita, joissa on pieni otoskoko, yksinkertainen laskentataulukko -ohjelma todennäköisesti riittää. Kyselyyn, jossa on alle 10 henkilöä, on enintään 200 kysymystä, ja se voidaan syöttää manuaalisesti. Useimmissa tietokoneissa on jo sisäänrakennettu laskentataulukko -ohjelma, joka pystyy käsittelemään tämän kokoisia tietojen syöttösovelluksia. Jos ei, Internetistä on saatavana ilmaisia ohjelmia, jotka sisältävät laskentataulukon tai tekstinkäsittelyohjelman. Tekstinkäsittelyohjelmaa voitaisiin käyttää valon transkriptioon tai kääntämiseen.
Monimutkaisemmat tutkimukset tai tietolähteet vaativat tietokannan valmiuden valitun tietojen syöttöohjelmistopaketin osalta. Jälleen alle 200 vastaajaa, tiedot voidaan syöttää manuaalisesti, ja tietokantaohjelma voi lajitella tiedot puolestasi. Jos aiot ottaa tietosi paperilomakkeista, käytä kuvantamisohjelmistoa, joka skannaa ja näyttää ne, jotta voit syöttää vastaukset tietokantaan. Jos tarpeisiisi kuuluu tekstihaku, tietojen syöttöohjelmistossa saatetaan tarvita optinen merkkintunnistusohjelmisto (OCR).
Monimutkaisimpiin kyselyihin tai suurimpiin otoskokoihin on olemassa tietojen syöttöohjelmistopaketteja, joita kutsutaan tilastollisiksi ohjelmiksi ja jotka voivat tarjota ja koordinoida erilaisia komponentteja. Nämä tiedonsiirtosovellukset ovat yleensä melko kalliita, mutta koska ne suorittavat useita toimintoja ja voivat vähentää tarvittavan työvoiman määrää, ne voivat olla kustannustehokkaita pitkällä aikavälillä. Ne ovat hyvin monimutkaisia ja vaativat tilastojen tuntemusta ja yksityiskohtien huomioimista tutkimustekniikan kehittämisessä.
Tietojen syöttöohjelmiston valinta riippuu suuresti siitä, kuinka syvästi olet mukana projektissa. Satunnaista tai yksittäistapausta varten kannattaa harkita ulkoistamista. Jos haluat aloittaa palvelun tai suorittaa suuria, monimutkaisia ja jatkuvia tietojenkäsittelytehtäviä, tilastollinen tai pakettiohjelmointi voisi olla parempi vaihtoehto.