Tulostuksenhallintaohjelmisto auttaa tietokoneen käyttäjää valitsemaan, mitä hän haluaa tulostaa. Käyttämällä ohjelmistoa käyttäjät voivat tulostaa vain sen, mikä on välttämätöntä, ja välttää tulostimen musteen ja paperin tuhlaaminen sivun ylimääräisiin kuviin, asiakirjaosiin tai verkkosivuston elementteihin. Yksittäisten asiakirjojen tulostamisen lisäksi voi olla olemassa tiettyjä tulostuslokin apuohjelmia, joiden avulla toimistopäälliköt tai tietotekniikka -asiantuntijat voivat tiedottaa henkilöstön jäsenten tai asiakkaiden suojelutavoista.
Tulostusohjelmisto voi olla joko työpöytä- tai selainmuodossa. Työpöytäohjelmistot voidaan ladata tietokoneen kiintolevylle ja selaimen laajennuksia voidaan asentaa niin, että ne toimivat yhdessä käyttäjän selaimen kanssa. Ohjelmisto, joka on suunniteltu toimimaan tietokoneen työpöydällä, avautuu automaattisesti, kun käyttäjä yrittää tulostaa sovelluksesta. Käyttäjiä saatetaan pyytää esikatselemaan tulostustyötä ja heille voidaan tarjota mahdollisuus muokata tulostustyötä poistamalla tarpeettomat elementit tai yhdistämällä useita asiakirjoja. Selaimen laajennuksena toimivia ohjelmistoja voidaan manipuloida selaimen sisällä ja käyttäjät voivat ehkä poistaa mainoksia, kuvia, alatunnisteita, ylätunnisteita tai muita sivuston kuluvia osia tulostustyötä varten.
Tulostuksenhallintaohjelmiston ominaisuudet voivat vaihdella ohjelmistopaketeittain. Joitakin yleisiä ominaisuuksia ovat mahdollisuus ohittaa automaattisesti tyhjät sivut, yhdistää useita tulostustöitä, poistaa ylimääräinen teksti ja kuvat, poistaa tarpeettomat sivut ja tallentaa ja lähettää sähköpostitse mukautetun tulostustyön. Käyttäjät voivat hyödyntää mitä tahansa tai kaikkia näitä ominaisuuksia maksimoidakseen paperin säästön.
Voittoa tavoittelemattomat järjestöt, kirjastot, koulut, oppimislaboratoriot ja yhteisöteknologiakeskukset voivat kaikki hyötyä tulostushallintaohjelmiston asentamisesta ja hyödyntämisestä. Tämän ohjelmiston käyttö voi auttaa vähentämään käyttökustannuksia ja säästämään yhteisöresursseja. Tämä voi johtaa tilojen laajempaan käyttöön. Yritykset voivat lisätä voittojaan yksinkertaisesti käyttämällä tulostushallintaohjelmistoa osana päivittäistä toimintaansa.
Lisäksi minkä tahansa määrän tulostinohjelmiston apuohjelmia voidaan ladata, asentaa ja käyttää yhdessä. Esimerkiksi yksi ohjelmistopaketti voi estää kuvien estämisen, kun taas toinen antaa esikatselun asiakirjoista ennen niiden tulostamista. Onneksi tulostuksenhallintaohjelmisto on yleensä ilmainen tai saatavilla edulliseen hintaan, ja voittoa tavoittelemattomille tai koulutusorganisaatioille voidaan myöntää alennuksia. Käyttäjien on varmistettava, että heidän tietokoneisiinsa on asennettu tarvittavat tulostinohjaimet ja että heillä on pääsy verkkoon tai että ne ovat fyysisesti yhteydessä tulostimiin. Perustoimintojen varmistamiseksi käyttäjien tulee tulostaa testiasiakirjat ennen ohjelmiston lataamista.