Kaiken kokoisille yrityksille tulostushallintajärjestelmän valitseminen on usein kysymys tulostustarpeiden laajuudesta ja tiheydestä. Aivan kuten yritys voi tarvita erilaisia myyjiä tarjottujen tuotteiden tai palvelujen tyypin perusteella, myös tulostushallintajärjestelmä voi vaihdella suuresti. Yleensä yrityksen on tulostettava itse tai ulkoistettava suurempi tulostuspalvelu tarpeen tai tarpeiden mukaan, joten se voidaan määrittää jatkuvasti.
Oikean ratkaisun valitseminen tulostushallintatarpeisiisi voi riippua suuresti siitä, kuinka paljon yrityksessäsi tulostetaan säännöllisesti. Jos huomaat, että käytät paljon aikaa ja rahaa tulostustarvikkeisiin tai teet usein matkoja toimistotarvikeliikkeeseen ja haluat leikata, voit harkita halvemman tulostushallintajärjestelmän käyttöönottoa. Tämä voidaan tehdä tutkimalla erityyppiselle yritykselle saatavilla olevia erilaisia tulostinjärjestelmiä ja -palveluja.
Pienet yritykset voivat valita ulkoistamisen keinoksi hallita suurempia tulostusprojektejaan. Vaikka sisäinen tulostusverkko toimii hyvin henkilöstön päivittäisiin tulostustarpeisiin, kun isompaa työtä hoidetaan, on usein taloudellisesti realistisempaa antaa painotalon hoitaa työ. Ulkoistussuhteen etuna tulostuksen hallinnassa on se, että se säästää myös aikaa ja auttaa yritystäsi noudattamaan tärkeitä määräaikoja.
Suuret yritykset, joilla on suuret budjetit, voivat luoda sisäisiä tulostuksenhallintajärjestelmiä, joita voidaan hallita yhdellä keskusalueella yrityksen toimistorakennuksessa. Kun tarvitaan suurta tulostustyötä, tämän työn voi hoitaa oma tulostuspäällikkö, joka valvoo työtä ja varmistaa, että se on ylivoimainen. Tulostustöiden hallinta tällä tavalla vähentää kalliita paperi-, muste- ja ajanhukkaa.
Toinen tapa valita yrityksellesi paras tulostushallintajärjestelmä on harkita online -tulostus- ja markkinointipalvelun käytön etuja. Tätä voidaan käyttää yhdessä sisäisen järjestelmän kanssa, jolloin osa työstä voidaan ulkoistaa tulostusyritykselle ja sitten toimittaa tarvittaessa muihin paikkoihin. Esimerkiksi monet yritykset käyttävät erityistä tulostuspalvelua luodakseen markkinointimateriaalia, joka voidaan lähettää suoraan ulkopuolisiin kokouksiin tai asiakkaille pyynnöstä.