Jotta voit valita parhaan työnkulun kehyksen, voi olla hyvä tehdä ensin luettelo työnkulun tarpeista. Kun olet määrittänyt, mitkä työnkulkuohjelman ominaisuudet voivat hyötyä eniten, saatat haluta tutustua erilaisiin ohjelmistoihin markkinoilla. Jos sinun on asetettava budjetti, sinun pitäisi luultavasti rajoittua selaamaan niitä ohjelmia, jotka tarjoavat tarvitsemasi ominaisuudet ja jotka myydään kohtuulliseen hintaan. Monet ammattilaiset käyttävät kaupan resursseja ja kollegoiden suosituksia löytääkseen hyvän maineen omaavan työnkulun.
Työnkulku kuvaa prosessia, jonka läpi asiakirja kulkee sen käyttöönotosta järjestelmään sen valmistumishetkeen saakka. Esimerkiksi vakuutusalalla työnkulku voi kuvata vaiheiden sarjaa, jonka kautta korvausvaatimus kulkee. Prosessi voi alkaa sillä hetkellä, kun asiakas jättää vaatimuksen, ja päättyy, kun vaatimus joko hylätään tai hyväksytään. Työnkulun kehys kuvaa mallia tai perusta, joka ohjaa työnkulun prosessia.
Jotta voit valita parhaan työnkulun kehyksen, sinun on määritettävä, mitkä ominaisuudet hyödyt eniten. Hyvä ensimmäinen askel voi olla analysoida nykyinen työnkulkujärjestelmäsi. Määritä, missä prosesseja voidaan parantaa ja missä ne onnistuvat. Monet johtajat haluavat palkata konsultteja, jotka voivat antaa arvokasta palautetta. Jotkut konsultit voivat myös kertoa esimiehille nykyisistä suuntauksista ja teknologisista läpimurtoista, jotka voivat vaikuttaa heidän päätöksiinsä.
Työnkulkupalveluita tarjoava ohjelmisto vaihtelee ilmaisesta kalliiseen. Työnkulun kehyksen valitsemisen helpottamiseksi budjetin luominen saattaa olla hyvä idea. Ilmainen ohjelmisto on yleensä avoimen lähdekoodin ja sitä käyttävät usein pienet yritykset, joilla on perustarpeita. Suuremmat yritykset ja yritykset, joilla on monimutkaiset työnkulun vaatimukset, voivat hyötyä kalliimmista ohjelmistoista, jotka voivat tukea enemmän käyttäjiä ja jotka voivat tarjota useita kehittyneitä palveluja.
Joitakin työnkulun kehysohjelmiston yhteisiä piirteitä ovat sähköpostipalvelut, jotka virtaviivaistavat viestintää, ja mallipohjat, jotka voivat auttaa tiettyjen alojen ammattilaisia säästämään aikaa. Monet ohjelmat kirjaavat merkinnät siitä, kuka on vastaanottanut asiakirjan ja kuka on tehnyt siihen muutoksia. Ohjelmat teollisuudelle, jolla asiakasviestintä on ensisijainen tekijä, voivat sisältää asiakkaille helppokäyttöisiä käyttöliittymiä.
Jos huomaat, että harkitset kahta työnkulun ohjelmaa, jotka näyttävät melko samanlaisilta, saattaa olla hyvä idea käyttää kaupan resursseja, kuten verkkosivustoja ja aikakauslehtiä. Työnkulun puiteohjelmia koskevat artikkelit ja arvostelut voivat auttaa sinua oppimaan, millaisia ohjelmistoja käytetään yleisimmin. Myös messut ja kollegoiden suositukset voivat olla hyödyllisiä resursseja.