Varastonhallintaohjelmistoja on kirjaimellisesti satoja, ja tietylle yritykselle parhaan valitseminen on välttämätöntä. Kannattaa ottaa huomioon, mitä ominaisuuksia varastonhallintaohjelmisto tarjoaa, alkuperäinen hinta, mahdolliset toistuvat maksut, ohjelmiston yhteensopivuus nykyisten järjestelmien kanssa ja sen skaalautuvuus. Tieto yrityksen tarpeiden tukemiseksi auttaa myös tekemään asianmukaisen ostopäätöksen.
Tämäntyyppisten ohjelmistojen yhteisiä piirteitä ovat varastotason seuranta, ostotilausten historia, ostotilauksen nykyinen tila ja standardihinnoittelutaulukot. Muita ominaisuuksia voivat olla: sarjanumeron seuranta, automaattiset uudelleenjärjestyspisteet, vanhentumispäivän seuranta, volyymihinnoittelutaulukot, useat kustannusmenetelmät, varaston erottaminen useista sijainneista ja liitos- tai materiaalikirjaprosessi. Jotkin tai kaikki näistä ominaisuuksista saattavat olla tarpeen ohjelmistoa käyttävän yrityksen tyypin mukaan.
Hinta ja toistuvat maksut ovat muita tekijöitä, jotka on otettava huomioon päätettäessä, mistä varaston ohjelmistosta ostaa. Koska ostohinta maksetaan etukäteen, määritä, kuinka kauan ohjelmistoa käytetään vuoden kustannusten laskemiseen. Toistuvat maksut, kuten lisenssimaksut, päivitysmaksut ja vianmääritysmaksut, on myös tarkistettava. Näiden “lisäpalveluiden” hinnat vaihtelevat merkittävästi toimittajan mukaan, joten yritysten on ymmärrettävä, kuinka usein heidän liiketoimintansa saattaa joutua käyttämään näitä palveluja määrittääkseen, mitä he voivat odottaa maksavansa.
Ohjelmistojen yhteensopivuus nykyisten järjestelmien kanssa voi olla tärkein tekijä päätettäessä parhaan varastonhallintaohjelmiston valitsemisesta. Yleensä yrityksen resurssisuunnittelujärjestelmät (ERP) sisältävät jo varastonhallintamoduulin. Jos yritys ei käytä ERP -järjestelmiä tai sillä on muita järjestelmiä, kuten tutkimus- ja kehitystyö (T & K), teknisten muutosten seuranta, varastonhallinta ja taloushallinto, jotka sisällytetään uuteen varastonhallintaohjelmistoon, IT -ammattilaisen tulee tarkistaa yhteensopivuus. Jos nykyiset ja uudet ohjelmistot eivät ole yhteensopivia, yritys ei saa täyden hyödyn siitä, että kaikki tiedonsiirto järjestelmistä toiseen.
Skaalautuvuus on toinen tekijä, joka on otettava huomioon varaston ohjelmistoa valittaessa. Liiketoiminnan koosta ja tulevaisuuden suunnitelmista riippuen tietyt ohjelmistot voivat olla parempia kuin toiset. Jos yritys esimerkiksi aikoo laajentua merkittävästi lyhyen ajan kuluessa, pystyykö ohjelmisto tukemaan paljon enemmän käyttäjiä ja datatiedostoja? Varastonhallintaohjelmiston kyky kasvaa liiketoiminnan kasvaessa on tärkeä tekijä päätöksentekoprosessissa.