Verkkoneuvotteluohjelmistoja käyttävät pääasiassa yritykset, yhteistyökumppanit ja oppilaitokset, ja oikean ohjelman valitseminen neuvottelutarpeisiisi helpottaa prosessia huomattavasti. Jokaisella verkkoneuvotteluohjelmalla on enimmäisosallistujamäärä, ja tämän enimmäismäärän on oltava riittävä sisältämään kaikki tarvittavat; Muussa tapauksessa sinun on asetettava raja osallistujille konferenssin aikana. Tarkista neuvottelumenetelmä, kuten teksti tai video, varmistaaksesi, että neuvottelu voidaan esittää haluamallasi tavalla ilman, että joudut maksamaan ominaisuuksista, joita et käytä. Käden nostotoiminto helpottaa osallistujien kohteliaasti puhelua tällaisen konferenssin aikana. Tiedostot jaetaan usein verkkoneuvottelun aikana, ja virtaviivainen tiedostojen jakamisalusta helpottaa tätä.
Aivan kuten fyysisessä konferenssisalissa, myös web -konferenssiohjelmistossa on enimmäismäärä osallistujia, jotka voivat osallistua verkkoneuvotteluun kerralla. Tarkista tämä numero ennen ohjelman valintaa ja varmista, että maksimimäärä on riittävä, jotta kaikki voivat osallistua. Useimmilla ohjelmilla on korkea raja, joka vaihtelee 100-1,000 XNUMX osallistujaa, mikä riittää useimpiin käyttötarkoituksiin.
Web -konferenssin voi järjestää useilla tavoilla, mukaan lukien tekstikeskustelu, videoneuvottelu tai äänikanava. Vaikka useimmat konferenssit hyötyvät näiden menetelmien sekoittamisesta, sinun tulee valita vain menetelmät, joita aiot käyttää. Verkkoneuvotteluohjelmiston hankkiminen menetelmillä, joita ei käytetä, yleensä vain tuhlaa rahaa, koska nämä ominaisuudet nostavat yleensä neuvotteluohjelmiston hintaa.
Konferenssissa, jossa kaikki osallistujat ovat samassa huoneessa, on helppo tietää, milloin joku haluaa puuttua, koska hän voi antaa äänen tai nostaa kätensä. Tämän kokemuksen jäljittelemiseksi joillakin verkkoneuvotteluohjelmistoilla on käden nostotoiminto, joka luo pienen käden tai vastaavan kuvan osallistujan profiilinimen lähelle. Näin voit hyväksyä osallistujan puheenvuoropyynnön tai pyytää häntä odottamaan hetken, jotta voit päättää ajatuksesi. Muussa tapauksessa osallistuja saattaa joutua keskeyttämään asiansa.
Verkkokokouksen aikana tiedostot jaetaan yleensä, jotta osallistujat voivat lukea tai nähdä materiaalia, josta joku muu puhuu. Tämä on sama asia kuin asiakirjojen kopioiden jakaminen tavallisessa konferenssissa. Tämän helpottamiseksi verkkoneuvotteluohjelmistossa pitäisi olla virtaviivainen tiedostojen jakamisjärjestelmä, jotta nämä tiedostot voidaan jakaa nopeasti osallistujien kesken ilman suurempia ongelmia ja ilman viivästyneitä latauksia.