Jotta voit valita parhaan yhteistyön työnkulkuohjelmiston, sinun on ensin määritettävä, mistä ominaisuuksista organisaatiosi hyötyy eniten. Jos työskentelet esimerkiksi mainonnan kaltaisella alalla, saatat tarvita ohjelmistoa, jonka avulla sinä ja työtoverisi voitte muokata ja käsitellä kuvia tai videoita. Samoin palvelualalla työskentelevät ammattilaiset saattavat tarvita yhteistyöhön perustuvaa työnkulkuohjelmistoa, joka sisältää käyttäjäystävällisen asiakasverkkokäyttöliittymän. Tekijät, kuten maine ja kustannukset, voivat myös ottaa huomioon parhaan ohjelman valinnassa.
Työnkulkuohjelma on mikä tahansa tietokoneohjelmisto, jonka avulla ammattilaiset voivat suorittaa projekteja nopeammin ja tehokkaammin. Useimmissa tapauksissa asiakirja, valokuva tai video käy läpi useita työnkulun vaiheita alkaen siitä hetkestä, kun se ladataan järjestelmään ja päättyy sen jälkeen, kun se on käsitelty onnistuneesti. Yhteistyön työnkulku kuvaa prosessia, joka on suunniteltu mukautumaan useisiin eri käyttäjiin, jotka osallistuvat samaan työnkulkuasiakirjaan.
Kun valitset parhaan yhteistyön työnkulkuohjelman, saattaa olla hyvä idea ensin määrittää, millaiset ohjelmistot sopivat parhaiten organisaatiosi tarpeisiin. Esimerkiksi ammattivalokuvausyritys tarvitsee ohjelmiston, joka sisältää työkaluja kuvien muokkaamiseen. Saatat huomata, että on olemassa työnkulun ohjelmisto, joka on suunniteltu yksinomaan ammattivalokuvaajille. Samoin vakuutusyhtiö saattaa löytää ohjelmia, jotka sisältävät malleja ja automaattisen prosessin, joka on suunniteltu korvausten käsittelyyn.
Jos sinulla on pienempi yritys ja tarvitset vain apua tilinpäätöksen, tilausten ja muiden yleisten asiakirjojen seurannassa, saatat hyötyä perus työnkulkuohjelmasta. Tällainen ohjelmisto sisältää yleensä yleisesti käytettyjä asiakirjamalleja. Sen avulla käyttäjät voivat myös suunnitella yksinkertaisia prosesseja, joita tapahtuu päivittäin.
Avoimen lähdekoodin yhteistyön työnkulkuohjelmiston voi usein ladata ilmaiseksi Internetistä. Nämä ohjelmat ovat yleensä perusasioita ja voivat joskus sisältää suunnitteluvirheitä. Ammattilaiset, joilla on rajallinen budjetti ja joilla ei ole monimutkaisia tarpeita, voivat kuitenkin hyötyä perustoiminnoistaan. Toiset käyttävät avoimen lähdekoodin ohjelmistoja oppiakseen eri toiminnoista, vaikka he eivät itse käytä ohjelmistoa päivittäiseen toimintaansa.
Ammattilaiset, jotka valitsevat yhteistyöhön perustuvan työnkulun ohjelmiston, voivat myös harkita ohjelmien laatua ja kustannuksia. Ihannetapauksessa henkilö voi valita ohjelman, joka tarjoaa eniten hyödyllisiä toimintoja alhaisimpaan hintaan. Tämä ohjelmisto voi kuitenkin vaikuttaa suuresti organisaation päivittäisen toiminnan tehokkuuteen. Pitkällä aikavälillä saattaa olla kustannustehokkaampaa maksaa hieman ylimääräistä luotettavasta ohjelmistosta, jolla on erinomainen maine.