Ei ole harvinaista kuulla henkilöstä, joka yritti käynnistää tietokoneensa ja löysi kaikki tiedostot kadonneiksi, levy oli vioittunut tai erittäin tärkeä tiedosto poistettiin vahingossa. Ilman asianmukaista ohjelmistoa käyttäjän on joko ostettava uusi tietokone tai yritettävä kopioida tiedosto; Jos avoimen lähdekoodin tietojen palautustyökalu on asennettu, nämä ongelmat voidaan korjata suhteellisen helposti. Yleisin avoimen lähdekoodin tietojen palautustyökalun tehtävä on palauttaa poistetut tiedostot ja sähköpostit, joten tämä ominaisuus on pakollinen, kun yritetään valita paras käytettävissä olevista vaihtoehdoista. On myös tärkeää kyky louhia tiedostoja tallennusvälineiltä, kuten muistitikulta ja CD -levyltä. Vaurioitunut levy ja salatun median palautus ovat pahimmassa tapauksessa.
Monet käyttäjät poistavat vahingossa tärkeät tiedostot ja sitten paniikissa uskomalla, että tiedostoa ei voi saada takaisin. Avoimen lähdekoodin tietojen palautusohjelman mukana tulee yleensä työkalu, joka voi louhia järjestelmän ja palauttaa tiedoston. Paras avoimen lähdekoodin tietojen palautusohjelmisto pystyy palauttamaan poistetut tiedostot, sähköpostit, musiikkitiedostot ja muut asiakirjat.
Kannettavat tallennusvälineet, kuten CD -levyt, monipuoliset digitaaliset levyt (DVD -levyt) ja muistitikut, ovat alttiita korruptiolle. tiedot voidaan myös poistaa iän, naarmujen tai magneettisten voimien vuoksi. Avoimen lähdekoodin tietojen palautusohjelmaan tulisi sisältyä työkalu, joka pystyy palauttamaan osan tai kaikki tiedot. Tällä tavalla, jos tallennusvälinettä käytetään arkistolähteenä, tiedot voidaan palauttaa riippumatta siitä, mitä tietovälineelle tapahtuu.
Koko kiintolevy voi olla vaurioitunut tai käyttäjä voi alustaa levyn puhdistamaan sen uutta asennusta varten. Syystä riippumatta seurauksena on, että kaikki tiedostot pyyhitään kiintolevyltä. Paras avoimen lähdekoodin tietojen palautusohjelma pystyy etsimään kiintolevyltä tärkeitä tiedostoja, jotta ne voidaan varmuuskopioida ja palauttaa.
Kun käytetään salattua tietovälinettä, se estää ketään muuta kuin salausavaimen omaavaa henkilöä avaamasta sitä. Jos avain katoaa, käyttäjä voi yrittää luoda avaimen uudelleen – mikä on lähes mahdotonta – tai avoimen lähdekoodin tietojen palautustyökalu voi palauttaa avaimen. Tietojen palautusohjelmisto ei voi avata salattua tietovälinettä, mutta sen pitäisi pystyä saamaan avain takaisin, jotta käyttäjä voi avata tiedostot.