Parhaiden suunnittelukonsulttien määrittäminen hankkeelle on helpompaa, jos valintaprosessin aikana noudatetaan virallisia projektinhallintamenettelyjä. Insinöörikonsultteja palkataan monenlaisiin tehtäviin, jotka vaihtelevat soveltavasta tutkimustoiminnasta suurten tilojen suunnitteluun ja rakentamiseen. Konsulttien palvelut hankitaan valmistelemalla ehdotuspyyntö ja arvioimalla vastaukset. RFP -prosessin, jonka voivat kirjoittaa myös konsultit, on johdettava henkilöiden, jotka ovat päteviä omalla alallaan ja tuntevat halutut tulokset. Laadunvalvontatoimenpiteet edellyttävät, että valintaryhmä arvioi johtavien hakijoiden aiemmat työviitteet.
Valintaryhmän noudattamat projektinhallintamenettelyt sisältävät tarjouspyynnön oikea -aikaisen valmistelun, keinojen luomisen kommunikoida kiinnostuneiden tarjoajien kanssa ja mekanismin, jolla sallitaan tai estetään lisätyö tai tarjoajan erilainen lähestymistapa. Lisäksi suunnittelijoiden on ilmoitettava aikataulunsa vastausten lähettämiselle ja analysoinnille. Usein, vaikkakaan ei aina, myös arviointiperusteet paljastetaan.
RFP on asiakirja, joka välittää projektin kiinnostuneille insinöörikonsulteille. Työn laajuus on RFP: n ja koko valintamenettelyn ratkaisevin yksittäinen elementti. Kun hankkeen tavoite on selkeästi määritelty, insinöörit usein kieltäytyvät tarjoamasta, jos he ymmärtävät, että projekti ei kuulu heidän osaamisalueeseensa.
Laajuus kertoo projektin alku- ja loppupisteet. Se sisältää sen, mitä prosessista tai projektista tiedetään ja ei tiedetä, jolloin insinöörit voivat toteuttaa testaus- tai kokeelliset työt, jotka voidaan sisällyttää ehdotukseensa. Hyvin kirjoitettu laajuus kuvaa projektin lopputuloksen niin yksityiskohtaisesti, että kaikkien osapuolten on helppo tietää, milloin hanke on valmis ja laadukas. Lopussa tarjouspyynnössä kuvataan suoritettava työ, suoritukset, laadunvalvonnan odotukset ja vaadittavat eräpäivät eri virstanpylväille.
Työtehtävät on yleensä hahmoteltu tavoitteiden ja alatavoitteiden hierarkiassa, jota kutsutaan työnjakoaikatauluksi (WBS). Työ WBS: n laatimisessa vakuuttaa suunnittelijoille, että projekti on kattava ja että mitään elementtejä ei ole unohdettu. Tarjoajat käyttävät WBS: ää helposti ymmärrettävänä tapana esittää vastauksensa ja täydellisyyden tarkistuslista.
Valintalautakunnan on arvioitava hakijoita enemmän kuin kirjallisia asiakirjoja voidakseen luottaa siihen, että parhaat insinöörit valitaan. Aiempia samankaltaisia hankkeita, jos niitä on saatavilla, olisi tutkittava, jotta voidaan määrittää, ovatko konsultit kykeneviä tuottamaan ajoissa laadukkaita tuloksia. Monet hankkeet sisältävät väliarviointipisteitä sen määrittämiseksi, ovatko tulokset tavoitteita. Aikataulujen noudattamisen edistämiseksi käytetään joskus kannustimia.
Kun RFP -prosessi on valmis, hanketta ei välttämättä myönnetä. Usein johto havaitsee puuttuvat linkit hankkeessa, jotka kävivät ilmi vastauksia tarkasteltaessa. Useiden osallistumattomien asiantuntijaryhmien tekemä tarkastelu hankkeesta voi osoittaa puutteellisia tai puuttuvia tietoja. Joskus parhaat insinöörit saadaan selville lukemalla vastaus, joka luettelee alkuperäisen RFP: n puutteelliset tiedot tai huonot oletukset.