Parhaiden konferenssimateriaalien valitseminen voi tehdä tapahtumasta entistä onnistuneemman. Kun järjestetään koko työpaja tai muu esitys, puhujat ja yleisön jäsenet voivat paremmin rentoutua ja vastaanottaa annettua tietoa. Parhaan konferenssimateriaalin valitsemiseksi harkitse yleisön kokoa ja tiedon esitysmuotoa. Käytettyjen materiaalien laatu on suhteellista, mutta vielä tärkeämpää on, että hyödyllisin sisältö jaetaan konferenssimateriaaleissa.
Osallistujien esityslistan tarjoaminen on informatiivinen ja ystävällinen tapa hahmotella, mitä tapahtuu ja missä järjestyksessä tapahtumat järjestetään konferenssissa. Nämä konferenssimateriaalit voivat olla esitteitä tai asiakirjoja kansiossa, jotka jaetaan, kun osallistujat tulevat auditorioon tai mahdollisesti jo sijoitettuina paikkoihin tai pöytiin, joihin osallistujat istuvat. Paras esityslistamateriaalin tyyppi voi olla taloudellinen päätös. Esimerkiksi se, ovatko osallistujat rekisteröityneet vai eivät, voi poistaa virheen ylivaraamisesta tai riittämättömistä tarvikkeista tapahtumapäivänä.
Konferenssin esittelijöiden on annettava pääsy kaikkiin istunnon aikana käytettyihin materiaaleihin. Vaikka esittelijä käyttää dioja tai PowerPoint -esityksiä, osallistujat voivat ehkä keskittyä paremmin tietäen, että numerot ja muut tiedot ovat saatavilla myöhemmin. Muuten osallistujat voivat häiritä muistiinpanojen tekemistä.
Yleensä on hyvä idea sisällyttää puhujien elämäkerrat osaksi konferenssimateriaaleja. Tämä ei pelkästään voi lisätä uskottavuutta esittelijöiden luetteloon, vaan se tarjoaa myös osallistujille tavan ottaa mahdollisesti yhteyttä puhujiin tulevaisuudessa. On mahdollista, että konferenssin järjestäminen voi liittyä investointeihin. Jos osallistujat etsivät investointipääomaa liiketoiminnan kasvattamiseen, esittelijät voivat tarjota sellaista tukea, jota nämä yrittäjät tarvitsevat. Vaikka verkostoituminen ja käyntikorttien vaihto tapahtuu konferensseissa, suuret väkijoukot voivat toisinaan vaikeuttaa haluttujen yhteystietojen luomista, ja yhteystietojen painettu elämäkerta voi auttaa.
Konferenssin sponsori saattaa haluta harkita jonkinlaisen esineen, kuten flash -aseman tai taskulampun, jakelua, jossa on järjestäjän logo tai brändi. Tämä on tapa osallistujille muistaa sponsori myöhemmin. Se on myös markkinointimuoto, koska konferenssin ulkopuoliset henkilöt voivat kohdata nämä kohteet ja brändin.