Nykyään pienet ja suuret yritykset käyttävät joskus ulkoistavia toimittajia hallitakseen yritystä tehokkaammin ja kustannustehokkaammin. On olemassa useita toimintoja, jotka voidaan ulkoistaa onnistuneesti, kuten palkanlaskenta, yleinen kirjanpito, teknologiapalvelut ja jopa PR. Oikeiden toimittajien löytäminen on tärkeää sen varmistamiseksi, että nämä tärkeät toiminnot suoritetaan tavalla, joka hyödyttää yritystäsi eikä aiheuta enemmän ongelmia kuin ratkaisee.
Ensimmäinen tehtäväsi löytää oikeat ulkoistustoimittajat on kysyä itseltäsi muutama peruskysymys. Ensinnäkin, miksi ulkoistaa alun perin? Usein syy on se, että sinulla on rajalliset resurssit liiketoimintaan ja sinun on pidettävä kulut mahdollisimman pieninä. Toimittajien käyttökustannukset joihinkin tarpeisiisi ovat yleensä paljon pienemmät kuin palkat ja edut, jotka maksaisit, jotta kokoaikainen henkilöstö hoitaa samat toiminnot.
Tee seuraavaksi luettelo siitä, mitä tarvitset. Jos haluat esimerkiksi tarkastella ulkoistavia toimittajia palkanlaskennasi hoitamiseksi, määritä, mitä sinun on tehtävä osana tätä projektia. Maksetaanko kaikille työntekijöillesi viikoittain, joka toinen viikko tai kuukausittain? Onko sinulla sekä tunti- että palkattuja työntekijöitä? Haluatko, että palvelu hoitaa kaikki ennakonpidätykset ja raportoinnit oikealle verovirastolle? Kun tiedät, mitä haluat myyjän tekevän, on paljon helpompi tunnistaa mahdolliset myyjäkumppanit, jotka voivat hallita kaikkia tehtäviä ilman erityisiä ongelmia.
Kun tiedät miksi haluat ulkoistaa ja mitä sinun on tehtävä osana ulkoistamisprojektia, olet valmis arvioimaan tiettyjä toimittajia. Tämä alkaa usein pyytämällä tarjouksia tai ehdotuksia palveluistaan. Muista, että voit lähettää tietyn ehdotuspyynnön tai RFP: n jokaiselle mahdolliselle kumppanille. Sisällytä tietty muoto vastaukselle. Tämä helpottaa huomattavasti kunkin mahdollisen myyjän ansioiden ja hinnoittelun vertailua.
Hinnoittelua ja tukipalveluja koskevien tietojen hankkimisen lisäksi saatat haluta myös saada viitteitä jokaisesta harkitsemastasi ulkoistamisen toimittajasta. Vaikka ohjelma voi näyttää erittäin hyvältä paperilla, haluat olla varma, että tietty myyjä todella noudattaa näitä lupauksia. Keskustele muiden myyjää käyttäneiden kanssa ja kysy, ovatko heidän henkilökuntansa aina ammattitaitoisia, suorittavatko he tehtävänsä ajoissa ja kuinka tehokkaasti he hoitavat kaikenlaisia hätätilanteita.
Harkitse sopimuksen allekirjoittamista vasta sen jälkeen, kun olet arvioinut kaikki luettelossasi olevat ulkoistamotoimittajat ja valinnut tarpeitasi vastaavan toimittajan. Lue kaikki ehdot ennen kuin allekirjoitat mitään. Esitä kysymyksiä, jos sinulla on lauseke tai kohta, jota et ymmärrä. Kun olet varma, että kaikki on kunnossa, sitoudu ja lepää helposti, että myyjälle antamasi tehtävät hoidetaan huolellisesti ja tehokkaasti.