Oikeiden videoneuvottelulaitteiden valitseminen yrityksellesi on tehtävä, joka vaatii tarkkaa huomiota yksityiskohtiin. Koska tämän tyyppisten järjestelmien komponentit voivat olla kalliita, on otettava huomioon keskeiset tekijät, kuten konferenssinäyttöjen ja -näyttöjen resoluution laatu, järjestelmään liitettyjen videoneuvottelupuhelimien äänen selkeys ja tarjolla olevat ominaisuudet osallistujien ja moderaattoreiden käyttöön, ja järjestelmän käytön vaikeus. Vertaamalla useita eri järjestelmiä huolellisesti, on mahdollista ostaa oikeat laitteet ja nauttia videoneuvottelujen tasaisesta laadusta useiden vuosien ajan.
Ennen kuin yrität arvioida videoneuvottelulaitteita, on tärkeää määrittää, mitä haluat järjestelmään. Monet yritykset käyttävät sisäisiä järjestelmiä, jotka hyödyntävät olennaisilta osin yrityksen pääkonttoriin sijoitettua keskuslaitteistoa, mikä auttaa tukemaan muiden komponenttien käyttöä kaikissa verkon sijainneissa. Toiset haluavat käyttää kussakin paikassa havaittuja itsenäisiä järjestelmiä, jotka kykenevät toimimaan toisistaan riippumatta. Jos ajatuksena on perustaa verkko, joka sallii kunkin paikan hallita omia konferenssejaan, tämän huomioon ottaminen vaikuttaa ostettavien laitteiden tyyppiin.
Käytön joustavuuden ohella myös videoneuvottelun varsinaiseen toteutukseen liittyvät tekijät ovat tärkeitä. Esimerkiksi jotkin videoneuvottelulaitteet sallivat moderaattorin jakaa näytön siten, että se voi tarkastella kaikkia osallistujapaikkoja yhdessä konferenssissa samanaikaisesti sen sijaan, että heidän olisi siirryttävä manuaalisesti yhdestä toiseen, tai asettamaan järjestelmän näyttämään sijainti, joka parhaillaan puhuu tai on jollain muulla tavalla aktiivinen. Kehittyneemmät järjestelmät antavat moderaattorille myös mahdollisuuden muodostaa yhteyksiä osallistujiin, tuoda kyseiset sijainnit kokoukseen tai katkaista sijainnit kokouksesta, kun niitä ei enää tarvita. Ominaisuudet, kuten mykistys tai moderaattorin salliminen vetää yksi tai kaksi paikkaa syrjään yksityiskokoukseen riippumatta pääkokouksesta, ovat myös toinen ominaisuus, joka saattaa olla harkinnan arvoinen.
Kun on tehty päätöksiä tarvittavista laitteisto- ja ohjelmisto -ominaisuuksista, parhaiden videoneuvottelulaitteiden paikantaminen keskittyy sopivien järjestelmien löytämiseen. Tämä edellyttää usein yhteistyötä myyntiedustajien kanssa tiettyjen järjestelmien ja kokoonpanojen tunnistamiseksi sekä näiden järjestelmien esittelyihin osallistumista. Toisin kuin muuntyyppisten yrityskommunikaatiojärjestelmien ostaminen, videoneuvottelulaitteiden käytön tosiasiallinen näkeminen on välttämätöntä tietoon perustuvan päätöksen tekemiseksi.
Kun olet tunnistanut pari videoneuvottelulaitepakettia, jotka näyttävät vastaavan tarpeitasi, käytä aikaa näiden järjestelmien vertaamiseen laadun, helppokäyttöisyyden, äänen ja kuvan laadun sekä kokonaiskustannusten mukaan lukien asennus ja ylläpito. Kun käytät aikaa tarkastellaksesi tarkasti kaikkia näitä seikkoja, on helpompi määrittää, mikä järjestelmä tarjoaa korkeimman tason palvelua parhaaseen hintaan ja tekee ostosta kustannustehokkaampaa. Tutustu aina tarkasti palvelusopimuksen ja takuun ehtoihin ja lukitse parhaat mahdolliset ehdot. Tämä auttaa minimoimaan videoneuvottelulaitteiden omistamisesta ja käytöstä aiheutuvat kulut, mikä helpottaa budjetin noudattamista.