Videoneuvottelutilojen pääasiallinen käyttötarkoitus on se, että ihmiset voivat kommunikoida keskenään video- ja äänilähetysten avulla. Videoneuvottelupuhelu eroaa videopuhelusta, koska siihen osallistuu ryhmä ihmisiä, ei kahta yksittäistä henkilöä. Koska mukana on useita ihmisiä, televiestintään osallistuvien ihmisten on usein käytettävä videoneuvottelutilaa. Tämä huone on suunniteltava ja järjestettävä asianmukaisesti, koska näin varmistetaan, että kaikki voidaan nähdä ja kuulla kokouksen aikana. Videoneuvottelutilan voi perustaa monella eri tavalla, ja ihmisten määrä ja kokouksen tarkoitus yleensä määrittävät sopivimman järjestelytyypin.
Kun käytettävissä on riittävän suuri videoneuvottelutila ja yleensä alle 15 henkilöä, voidaan perustaa U-muotoinen videoneuvottelutila. Tämäntyyppiset asetukset sisältävät yleensä kolme taulukkoa, jotka kaikki on liitetty toisiinsa ja muodostavat U.: n muodon. Kokouksen osallistujat istuvat pöytien ulkopinnoilla, jotta he voivat katsella, kommunikoida ja tehdä muistiinpanoja kätevästi.
Videokonferensseissa, joihin osallistuu vähintään 16 henkilöä, on suurimman osan ajasta edullisinta järjestää kokous auditorioon. Vaikka tämäntyyppinen asennus ei salli paljon vuorovaikutusta kaikkien osallistujien välillä, yleisömikrofonia voidaan käyttää kysymysten esittämiseen. Tämän asetuksen avulla kaikki osallistujat voivat myös helposti katsella videoruutua, joka on yleensä asetettu auditoriohuoneen eteen.
Riippumatta siitä, minkä tyyppiseen suunnitteluun videoneuvottelutila on järjestetty, on tärkeää, että huoneessa ei ole kiiltävää pintaa ja mikä tärkeintä, ei lasia. Jos huoneessa on ikkunat, tummien kaihtimien tulisi peittää ne. Kiiltävät pinnat, lasi ja ikkunat heijastavat valon lisäksi myös ääntä, mikä vaikeuttaa toisessa päässä olevan henkilön näkemistä ja kuulemista.
On olemassa useita muita vinkkejä, jotka voivat auttaa videoneuvotteluhuoneen perustamisessa. Yksi mikrofoni riittää jokaiselle videoneuvotteluun osallistuvalle henkilölle. Aina kun yhden henkilön esittely tapahtuu, on käytettävä rintamikrofonia. Punaista väriä ei saa esiintyä missään sisustuksessa tai videoneuvotteluhuoneissa olevissa henkilöissä, koska se aiheuttaa välkkymistä videossa. Useimmat videoneuvotteluhuoneet vaativat yhdestä kolmeen kameraa, joissa kaikki kamerat, videonäytöt ja näytöt ovat kaukana kirkkaasta valosta.