Irtisanomiskirje on muodollinen asiakirja, joka osoittaa, että työntekijä aikoo lähteä yrityksestä. Irtisanomiskirjeen kirjoittaminen on odotettavissa useimmissa töissä, ja se on myös kunnioituksen merkki. Vaikka joku irtisanoutuisi suullisesti keskustelussa esimiehen kanssa, on silti suositeltavaa lähettää eroilmoitus. Kirjeen kirjoittamisen ei myöskään tarvitse olla urakka, koska eroamisilmoitukset ovat luonteeltaan lyhyitä ja ytimekkäitä.
Keskeinen asia, joka on otettava huomioon irtisanomiskirjettä laadittaessa, on, että kirjeen tulee pysyä positiivisena. Tämä johtuu siitä, että kirje pysyy yrityksen arkistossa, ja useat eri ihmiset voivat nähdä sen, jotka muistavat kirjeen sävyn, kun heiltä pyydetään viittausta entiseen työntekijään. Lisäksi positiivinen pysyminen irtisanomiskirjeessä voi auttaa työtä päättymään hyvällä tavalla kuin hapan.
Eroavassa kirjeessä on mainittava vähintään asema, josta henkilö eroaa, ja päivä, jolloin ero tulee voimaan. Työntekijöiden tulisi tutustua työntekijöiden käsikirjoihin määrittääkseen, kuinka paljon irtisanomisaikaa heillä on oltava, ja kaksi viikkoa on tyypillistä. Jos joku on päätehtävässä ja suunnittelee irtautumista, eroamisen voimaantulopäivästä puhuminen johtajien ja työtovereiden kanssa on yleistä, jolloin kirjeessä oleva päivämäärä ei ole yllätys.
Vaikka irtisanomiskirje voi pysähtyä tähän, useimmat ihmiset sisältävät myös lyhyen muistiinpanon, jossa ilmaistaan arvostavansa yrityksessä vietettyä aikaa ja pahoittelen lähtöä. Jopa tapauksissa, joissa ihmiset elävät katkerasti, heidän pitäisi pystyä keksimään jotain positiivista sanottavaa, vaikka se olisi valkoinen valhe. Sanomalla “Olen nauttinut työskentelystä kaikkien yritysten kanssa yrityksessä Y” tai “Yritys X on antanut minun osallistua moniin mielenkiintoisiin ja täyttäviin projekteihin” ilmaistaan arvostusta, jonka valvojat muistavat.
Työntekijöillä ei ole velvollisuutta perustella eroaan, vaikka jotkut voivat halutessaan paljastaa syitä, kuten siirtäminen tai uran vaihtaminen. Työntekijöiden tulee olla varovaisia, miten he ilmaisevat nämä tiedot, varmistaakseen, etteivät he heittelehdi työpaikkoja ja yrityksiä, joista he lähtevät. Esimerkiksi sanomalla “muutan Saksaan paremman työpaikan puolesta” on ei-ei, mutta “olen muuttamassa Saksaan etsimään uusia mahdollisuuksia ammatilliseen kehittymiseen” sanoo olennaisesti saman asian paljon kohteliaammalla ja hyväksyttävämmällä tavalla .
Huolimatta paljon julkistetuista ja usein levitetyistä todisteista päinvastaisesta, työntekijöiden ei pitäisi luetella epäkohtia yritykselle irtisanomisilmoituksessa. Nämä valitukset olisi pitänyt esittää valvojalle ja muille yhtiön jäsenille ennen eroa, eikä niistä pitäisi viitata tai niistä keskustella erokirjeessä, koska ne voivat heikentää yleistä kohteliasta ja myönteistä sävyä, joka virallinen eroaminen.