Perintäkirjeen kirjoittaminen edellyttää liikekirjeen laatimista, joka yksilöi selvästi sen tarkoituksen ja noudattaa lainkäyttöalueesi perintäkäytäntöjä. Sinun on yleensä sisällytettävä tiedot veloista, joita yrität periä, sekä erääntyvästä summasta. Joissakin maissa saatat joutua sisällyttämään kielen, joka antaa velalliselle 30 päivää aikaa kiistää velan pätevyys ja noudattaa tavanomaista perintäkirjeen muotoa. Vaikka perintätoimistot voivat olla lujia, useimmilla lainkäyttöalueilla on lakeja valheiden, uhkausten ja pelottelutekijöiden käyttöä vastaan velkojen perimisessä. Itse asiassa sinun kannattaa aloittaa aluksi ottamalla hellävaraisempi lähestymistapa velan perintään ja vähitellen vastaamaan tiukempiin maksupyyntöihin.
Kun sinun on kirjoitettava perintäkirje, ensimmäinen askel saattaa olla oman alueesi perintälakien oppiminen. Sinun on ehkä kirjoitettava kirje tietyssä muodossa tai vältettävä tietyntyyppisiä lausuntoja oikeudellisissa perintämenettelyissä. Joissakin paikoissa sinua saatetaan joutua tunnistamaan, että kirjeen tarkoituksena on periä velka, tai tunnistaa itsesi nimenomaan perijäksi. Samoin saatat joutua ilmoittamaan kirjeen vastaanottajalle, että käytät kaikkia saamiasi tietoja velan perimiseen.
Yleensä sinun on päivättävä perintäkirje, ja jotkin lainkäyttöalueet voivat vaatia sinua ilmoittamaan, että vastaanottajalla on 30 päivää aikaa kiistää velan pätevyys. Sinua saatetaan myös pyytää antamaan yrityksesi osoite ja yhteystiedot. Jos osoite, johon haluat vastaanottaa maksuja, eroaa yrityksesi fyysisestä osoitteesta, sinun on ehkä myös annettava fyysinen osoite.
Perintäkirjeen tekstin tulee olla selkeä ja helposti ymmärrettävä. Yleensä sinun on tunnistettava velka, jota yrität periä, ja erääntyvä summa. Jos perit velan toiselle yritykselle, sinun on ehkä myös tunnistettava kyseinen yritys. Perintäkirjeen tulee sisältää vain totuudenmukaisia tietoja. Useimmissa paikoissa on lakeja kieltää valheiden käyttäminen velkojen perimiseksi, ja sama pätee uhkauksiin ja pelottelutaktiikoihin.
Usein ensimmäinen perintäkirje toimii lempeänä muistutuksena siitä, että rahaa on velkaa. Joissakin tapauksissa velallinen voi unohtaa maksaa laskunsa tai kokea väliaikaisia taloudellisia ongelmia. Tällaisessa tapauksessa kirjallisen noutomenettelyn aloittaminen ystävällisempään muistiinpanoon voi kannustaa häntä maksamaan nopeammin. Jos tämä ei toimi, sinun on ehkä lähetettävä kirjeet, joiden sävy on asteittain kiinteämpi.