Asiakastyytyväisyyden seuranta on jatkuva prosessi. Paras tapa määrittää muutokset tai muutokset asiakastyytyväisyydessä on tehdä kyselyitä ja analysoida tuloksia säännöllisesti. Muita menetelmiä, joita voidaan käyttää asiakastyytyväisyyden seuraamiseen, ovat kohderyhmien säännöllinen käyttö, asiakaspalvelun edustajille tehtyjen valitusten lukumäärän ja tyyppien kirjaaminen sekä viestinnän avaaminen sosiaalisten verkostojen kautta. Vaikka jokainen menetelmä on hyödyllinen asiakastyytyväisyystason seurannassa, työkalujen yhdistelmä voi tarjota kaikkein pyöristettävimmät ja tarkimmat tulokset.
Kyselyiden käyttäminen asiakastyytyväisyyden seurannan välineenä on usein kustannustehokkain ja tarkin tapa määrittää, ovatko tyytyväisyysmuutokset tapahtuneet. Kun kysely tehdään oikein, se voi antaa yritykselle tarkan käsityksen asiakkaiden käsityksistä ja asenteista sen tuotteisiin tai palveluihin. Kysymykset tulee valita huolellisesti tarvittavien tietojen saamiseksi ja jotta asiakkaat eivät hämmentyisi kyselyyn osallistuvilta. Kyselyihin on sisällyttävä myös laadullisia ja määrällisiä tietoja, jotta tiedot voidaan analysoida helposti ja avoimia kysymyksiä käytetään säästeliäästi.
Yritykset voivat tehokkaasti seurata asiakastyytyväisyyttä tekemällä säännöllisiä kyselyitä tyytyväisyysasteen muutosten mittaamiseksi. Nämä kyselyt olisi mukautettava strategisesti tiettyyn liiketoimintaan tai tuotteeseen, sisällettävä määrällisiä ja laadullisia kysymyksiä ja muotoiltava helposti analysoitavaksi. Kun asiakkaat ovat suorittaneet kyselytutkimukset, ne on tarkistettava ja analysoitava muodollisesti sen määrittämiseksi, onko asiakastyytyväisyydessä tapahtunut muutoksia, ja paikantaa alueita, joilla parannuksia voitaisiin tehdä.
Liiketoiminnan luonteesta ja tuotteesta riippuen asiakastyytyväisyyskysely olisi suoritettava joko kuukausittain, neljännesvuosittain tai vuosittain. Mitä enemmän teollisuus, liiketoiminta tai tuote muuttuu vuoden aikana, sitä useammin asiakastyytyväisyyskysely tulisi tehdä. Kyselyjen suorittaminen lyhyin väliajoin on hyödyllistä, vaikka liiketoiminta ei muutu usein, koska sen kilpailijat ovat saattaneet alkaa tarjota asiakkailleen parempia tuotteita tai palveluita.
Kun kyselyt on suoritettu, ne on järjestettävä tietokantaan, jonka avulla niitä on helppo käyttää analysointia varten. Ylimmän johdon on tarkasteltava kyselyiden tuloksia määrittääkseen, mitä voidaan tehdä, jos asiakastyytyväisyys ei parane tai jopa vähene. Tämä voi johtaa muutosten toteuttamiseen ja asiakastyytyväisyyden seurantaan sen selvittämiseksi, ovatko muutokset onnistuneet. Jos esimerkiksi kyselyn perusteella päätellään, että asiakkaat ovat tyytymättömiä yrityksen kykyyn toimittaa tilauksia nopeasti, yritys voi myöhemmin suorittaa toisen kyselyn selvittääkseen, ovatko asiakkaat nyt tyytyväisiä kykyynsä toimittaa tilauksia nopeammin.