Kyky tarjota erinomaista asiakaspalvelua on välttämätöntä minkä tahansa liiketoiminnan kasvulle. Ilman tukihenkilöstöä, joka ymmärtää, miten vuorovaikutuksessa asiakkaiden kanssa on positiivista, mahdollisuudet rakentaa asiakaskunta ja ylläpitää asiakasuskollisuutta vähenevät huomattavasti. Vaikka on olemassa monia erilaisia ohjelmia ja strategioita, jotka auttavat yrityksiä luomaan erinomaisen asiakaspalveluympäristön, on olemassa muutamia olennaisia asioita, jotka sisältyvät lähes kaikkiin lähestymistapoihin.
Yksi tärkeimmistä avaimista erinomaisen asiakaspalvelun tarjoamiseen on kuunnella, mitä asiakkaat sanovat. Liian usein asiakaspalveluhenkilöstö on liian kiireinen ajatellen, miten he reagoivat, eivätkä keskity siihen, mitä asiakas yrittää välittää. Todella kuuntelemalla on mahdollista paitsi kuulla puhutut sanat myös ymmärtää paremmin näiden sanojen tarkoitus. Usein arvokkaita vihjeitä siitä, miten edetä, paljastetaan ensin kuuntelemalla ja sitten miettimällä, mitä sanoa.
Toinen tärkeä perusta on antaa asiakkaalle aina mahdollisuus saada lattia ensin. Tämä pätee erityisesti asiakkaiden valituksia käsiteltäessä. Astuessaan taaksepäin ja antamalla asiakkaan antaa ilmaa ennen kuin yrittää ratkaista ongelman, syntyy usein tilanne, jossa asiakas tuntuu siltä, että joku todella ymmärtää hänen turhautumisensa. Jos jonkinlainen vastaus on asianmukaista, asiakaspalvelun ammattilaisen tulisi ylläpitää tasaista, rauhallista sävyä, joka välittää ajatuksen siitä, että maailmassa ei ole juuri mitään muuta, mikä olisi yhtä tärkeää kuin asia asiakkaan mielessä. Asiakkaan hermostuneisuudesta riippuen voi olla myös tarkoituksenmukaista esittää selventävä kysymys tai kaksi; tämä auttaa myös välittämään viestin siitä, että joku todella välittää ja haluaa auttaa.
Yksi pahimmista virheistä, joita asiakastuen ammattilainen voi tehdä, on syyttää jotakin, mikä on mennyt pieleen keskustellessasi asiakkaan kanssa. Sillä ei ole väliä, onko toimitusosasto tehnyt virheen, tilaus on vahingoittunut kuljetuksen aikana tai jos myyjä ei ole sisällyttänyt asiakkaan haluamaa sisältöä. Sen sijaan, että osallistuisi sormien osoittamiseen lähteeseen, todella erinomainen asiakaspalvelu vaatii tunnustamaan, että asiakas on onneton, ottamaan vastuun epämukavuudesta ja ryhtymään toimiin tehdäkseen asiakkaan jälleen onnelliseksi. Jos onnettomuuden perimmäinen syy oli tiettyjä sisäisiä ongelmia, niitä voidaan käsitellä oikeiden ihmisten kanssa, kun asiakas on tyytyväinen ja asia on ratkaistu.
Yleensä erinomainen asiakaspalvelu vaatii asiakasasiamiestä, joka on sitoutunut tekemään kaikkensa pitääkseen asiakkaan onnellisena ja uskollisena. Tämä sisältää asiakkaiden käsitysten parantamisen yleisestä tuen tasosta, reagoimisen nopeasti ja tehokkaasti asiakkaiden valituksiin ja sen ymmärtämisen, että asiakkaan ääni on yksi tehokkaimmista kasvuvälineistä, joita kaikilla yrityksillä voi olla. Vaikka tämä ei ole aina helppoa, tämän tason asiakastuen tarjoaminen mahdollistaa monenlaisten ongelmien ratkaisemisen ja kaikkien suhdetta palvelevan suhteen ylläpitämisen monien vuosien ajan.