Web -kokoushuoneen avulla voit pitää yhteyttä ystäviin ja työtovereihin suurilla etäisyyksillä. Web -neuvotteluhuoneen perustaminen edellyttää asianmukaista tietokonelaitteistoa, luotettavaa Internet -yhteyttä ja verkkoneuvotteluohjelmaa. Älä myöskään unohda noudattaa oikeita verkkoneuvottelukäytäntöjä.
Jos tietokoneessa on Internet -yhteys, asenna verkkoneuvotteluohjelma jokaiseen tietokoneeseen. Kaikki osallistuvat tietokoneet tarvitsevat vakaan Internet -yhteyden. Tämä yhteys voi muodostua joko Wi-Fi-yhteydestä tai suoran linjan kautta. Jokaisella osallistujalla on oltava tili verkkoneuvotteluohjelmassa.
Verkkokonferenssin järjestäminen vaatii asianmukaiset laitteet. Konferenssi edellyttää, että käyttäjillä on verkkokameraa tukeva tietokone tai erillinen verkkokamera, joka voidaan liittää tietokoneeseen. Verkkoneuvottelut ovat samankaltaisia kuin perinteiset puhelut, mutta niihin osallistuu yksi tai kaikki osallistujat voivat katsella toisiaan keskustelun aikana. Muista siirtyä alueelle, jossa on runsaasti valaistusta, jotta ihmiset voivat nähdä sinut rasittamatta silmiään.
Kun verkkoneuvotteluohjelma on asennettu kullekin tietokoneelle, osallistujien on luotava profiili käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Osallistujien tulee myös lisätä toisiaan vastaaviin puhelinmuistioihinsa henkilökohtaisten yhteyksien helpottamiseksi. Kun jokainen henkilö on asentanut ohjelman ja määrittänyt profiilinsa, voidaan käynnistää verkkoneuvottelutila. Napsauta valitaksesi konferenssissa haluamasi käyttäjätunnukset yhteystietoluettelostasi. Useimmissa ohjelmissa on “Soita” -painike, jonka avulla käyttäjät voivat helposti muodostaa yhteyden toisiinsa.
Useimmat ohjelmat sallivat useiden käyttäjien olla samassa verkkoneuvotteluhuoneessa samanaikaisesti. Uusien tulijoiden kutsuminen keskusteluun on yleensä yhtä helppoa kuin “Lisää henkilö” -painikkeen napsauttaminen. Tämä mahdollistaa joukon ihmisiä tapaamaan virtuaalisesti ja jakamaan tiedostoja heti verkkoneuvottelualustan kautta.
Muista noudattaa verkkoneuvottelukäytäntöjä. Aivan kuten henkilökohtaiset keskustelut, anna jokaisen yksilön päättää ajatuksistaan ja lauseistaan. Älä keskeytä ihmisiä heidän puhuessaan. Jos sinun on poistuttava jostain syystä, älä vain napsauta poistuaksesi, vaan kerro osallistujille kohteliaasti ja jos mahdollista, ilmoita milloin palaat. Kun kaikki ovat saaneet neuvottelupuhelun, voit helposti sulkea yhteyden yksinkertaisesti sulkemalla avoimet ikkunat ja kirjautumalla ulos verkkoneuvotteluhuoneesta.