Asiakirjojen järjestäminen on tärkeä osa tehokasta kotia tai toimistoa. Tärkeästä paperityöstä voi tulla taakka, kun sitä ei säilytetä oikein, joten yhden monista eri organisointimenetelmistä hyödyntäminen voi auttaa säilyttämään arkistointijärjestelmän moitteettomasti. Paperi ja elektroniset säilytysjärjestelmät ovat kaksi suosituinta menetelmää. Jokaisessa on monia mahdollisuuksia järjestää aakkosjärjestyksen tai tärkeyden mukaan. Lisäksi on olemassa muutamia sääntöjä siitä, miten päästä eroon asiakirjoista, jotka auttavat pitämään kaikki tiedostojärjestelmät hallittavalla tasolla.
Perinteisin tapa järjestää asiakirjoja on käyttää fyysisiä kansioita ja arkistokaappeja. Tämä asiakirjahallintajärjestelmä mahdollistaa suurten asiakirjojen ja paperityön tallentamisen. Paksut pahvilaatikot täytetään asiakirjoilla ja sijoitetaan arkistokaappiin. Useimmat arkistokaapit mahdollistavat kansioiden riippumisen metallikiskoista nopean liikkeen ja uudelleenjärjestelyn vuoksi.
Nykyaikaisempi ratkaisu paperityön pitämiseen turvassa ja jatkuvasti saatavilla on tietokoneiden käyttö. Riippumatta siitä, skannataanko ja tallennetaanko asiakirjat verkossa tai käytetäänkö järjestelyohjelmistoa, tämä auttaa vähentämään sotkua. Asiakirjojen sähköinen järjestäminen sijoittaa tärkeiden asiakirjojen digitaalisen kopion joko verkossa tai kiintolevylle, jotta niihin pääsee nopeasti käsiksi milloin tahansa myöhemmin. Tämä poistaa tarpeen säilyttää paperitiedostoja, jotka voivat viedä paljon tilaa missä tahansa kotona tai toimistossa.
Riippumatta siitä, tallennetaanko asiakirjat sähköisesti vai fyysisessä muodossa, on olemassa muutamia erilaisia menetelmiä, jotka voivat estää tiedostojen muuttumisen hämmentäväksi sekavaksi. Sähköisten ja fyysisten tiedostojen lajittelu aakkosjärjestyksessä on yksinkertainen tapa järjestää asiakirjoja, jotka mahdollistavat niiden nopean noutamisen. Tiedostojen järjestäminen luokittain on myös hyödyllistä, koska digitaalisten ja paperikansioiden jakaminen auto-, talo-, vero- ja eri liiketoimintaluokkiin lisää tehokkuutta. Toinen tapa on jakaa fyysiset tiedostot tärkeyden mukaan, joten jos asiakirjat on poistettava hätätilanteessa, tarvittavat osat ovat nopeasti saatavilla.
Tiedostojen hylkääminen on myös loistava tapa järjestää asiakirjoja, koska se estää sekä sähköisen että fyysisen tiedostojen kokoamisen ottamasta liikaa tilaa. Yleinen sääntö on, että kaikki veroasiakirjat on säilytettävä vähintään kolme vuotta. Pidä monimutkaiset veroasiakirjat, kuten tilintarkastustiedot ja itsenäiset ammatinharjoittajat, kuusi vuotta. Muut tavarat, kuten sosiaaliturvakortit, syntymätodistukset ja avioliitotodistukset, on kuitenkin säilytettävä ikuisesti.