Digitaalisen arkistointijärjestelmän edut ovat lukuisat, ja niihin kuuluvat alennetut kustannukset yritykselle, hyödyt ympäristölle sekä helpompi lajittelu ja löytäminen sekä asiakirjojen siirtäminen. Digitaalisen arkistointijärjestelmän perustamisprosessi voi olla hieman haastavampi, mutta monet toimistot huomaavat, että paperiton toimisto tai jopa osittain paperiton toimisto hyödyttää yritystä ajan myötä. Toinen tämän kaltaisen digitaalisen arkistointijärjestelmän eduista on se, että se sallii toimiston toimia pienemmässä ympäristössä, koska asiakirjojen säilyttäminen paperin arkistointijärjestelmässä ei vaadi paljon tilaa.
Digitaalinen arkistointijärjestelmä, jossa paperiasiakirjat joko skannataan tietokoneeseen tai luodaan ensin tietokoneella, voidaan perustaa moniin eri toimistoympäristöihin. Asiakirjat voidaan tarvittaessa tulostaa, esimerkiksi postittaa asiakkaalle, mutta muutoin toimistotyöntekijät voivat käyttää asiakirjoja tietokoneella ilman hukkaa. Paperin ja tulostimen käytön vähentäminen voi säästää yrityksellä paljon rahaa. Lisäksi siitä on paljon enemmän hyötyä ympäristölle; vaikka toimisto kierrättää suurimman osan paperistaan, paperin valmistus vahingoittaa edelleen ympäristöä.
Digitaalisen arkistointijärjestelmän tallennus tapahtuu kokonaan kiintolevyillä. Tämä mahdollistaa tuhansien asiakirjojen tallentamisen pienelle alueelle, mikä säästää arvokasta toimistotilaa. Kiintolevyjen tallennustilan koko kasvaa edelleen, kun taas fyysinen koko pienenee, mikä on jälleen yksi etu. Lisäksi asiakirjojen kopiot voidaan varmuuskopioida useille muille kiintolevyille eri paikoissa turvallisuussyistä, ja niistä voidaan tehdä turvallisempia käyttämällä työkaluja, kuten salasanoja ja salausta. Asiakirjojen etsiminen ja hakeminen on paljon helpompaa.
Haun suorittaminen kiintolevyltä kestää yleensä enintään muutaman minuutin. Asiakirjaa voidaan sitten helposti käyttää ja muokata, lähettää sähköpostitse tai tulostaa tarpeen mukaan. Jotkut yritykset huomaavat, että ne eivät voi mennä täysin paperittomiksi, mutta jopa paperin käytön vähentäminen, kuten digitaalisen arkistointijärjestelmän käyttäminen uusien asiakirjojen tallentamiseen, voi vaikuttaa. Toimistojen, jotka haluavat ottaa käyttöön digitaalisen arkistointijärjestelmän, on hankittava lisätyökaluja, kuten skannerit, ja asiakirjojen muuttaminen digitaalisiksi lomakkeiksi voi viedä paljon aikaa, mutta kun järjestelmä on otettu käyttöön, sen ylläpito on suhteellisen helppoa.