Ehdotuspäällikön tehtäviin kuuluu tyypillisesti projektipalvelujen tarjoamista koskevan kirjallisen suunnitelman laatimisprosessin valvonta ja lähettäminen. Suuri osa ehdotuspäällikön tehtäviin liittyvistä tehtävistä sisältää projektivaatimusten tarkistamisen, kirjoittamisen ja ehdotuksen valmistelutiimin kokoamisen. Prosessin edetessä ehdotuspäällikön tehtäviin voi sisältyä myös kokousten ja ehdotusten jälkeisten arviointien helpottamista.
Yleensä ehdotusten hallinnoijat voivat työskennellä erilaisissa tilanteissa, joissa organisaatiot tekevät tarjouksia vuokrapalveluista. Voittoa tavoittelemattomat järjestöt saattavat tarvita ehdotusten johtajia tarjoamaan julkisia sopimuksia tai avustuksia. Yksityisen sektorin organisaatiot palkkaavat yleensä ehdotuspäälliköitä tarjoamaan myös hankkeita hallitukselle ja muille yksityisille yrityksille.
Tässä roolissa oleva henkilö voi tarkistaa ehdotuksen vaatimukset keskittyen esimerkiksi muotoon, pituuteen ja tukitietoihin. Vaatimusten tarkistaminen voi auttaa määrittämään ehdotuksen toteuttamiskelpoisuuden. Ehdotusvaatimusten ymmärtäminen yleensä avaa tien ehdotuspäällikölle koota kunkin tehtävän suorittamiseen tarvittava tiimi.
Yleensä ehdotukset täytetään yhdessä kahdesta muodosta riippuen hanke -ehdotuksen pyytäjän asettamista kriteereistä. Jotkut pyynnön esittäjät saattavat haluta yksityiskohtaisen asiakirjan, jossa selitetään, miten organisaatio voi täyttää tietyt projektin tehtävät. Toiset saattavat haluta lyhyen, korkean tason esityksen, joka korostaa tärkeitä näkökohtia ja vastaa kysymyksiin organisaation kyvystä. Toiset saattavat odottaa sekä yksityiskohtaista kirjallista asiakirjaa että korkeatasoista esitystä.
Kummassakin tapauksessa ehdotuspäällikön tehtävät ovat tyypillisesti vastuussa siitä, että organisaatio voi täyttää suunnitelman lähettämisen vaatimukset. Usein tämä edellyttää ehdotusten virstanpylväiden määrittämistä toimitusten määräaikojen noudattamiseksi. Ehdotuspäällikön ei vain tarvitse tehdä tätä päätöstä, vaan hänen on myös varmistettava tarvittavat resurssit.
Ehdotusprojektin toteuttamiseen tarvittavat resurssit voivat sisältää tiimin ja taloudellisia resursseja. Projektiryhmä voi koostua työntekijöistä, joiden tehtävänä on suorittaa tutkimusta ja kirjoittaa ehdotus. Taloudelliset resurssit sisältävät usein organisaatioon liittyvät kustannukset hankesitoumusten täyttämisestä.
Vaikka ehdotuspäällikkö saattaa siirtää suurimman osan työstä, lopullinen vastuu on hänellä lopputuloksesta. Tämä vaatii yleensä johtamistaitoja pitääkseen joukkueen ajan tasalla tehtävistä, virstanpylväistä ja määräajoista. Hän voi muokata ehdotuksen tueksi lähetettyjä aineistoryhmän jäseniä, kuten taloudellista budjettia ja kirjallisia tietoja. Lisäksi hän yleensä valvoo päivittäistä toimintaa selvittääkseen, ovatko tehtävät myöhässä aikataulusta.
Ehdotuspäällikön tehtäviin liittyvät työt eivät yleensä pääty lähettämiseen. Jos pyynnön esittäjä hyväksyy organisaation tarjouksen, jotkut ehdotusten hallinnoijat voivat johtaa sopimusneuvotteluja. Lisäksi ehdotuspäälliköt voivat myös järjestää tiedotustilaisuuksia projektin vaatimusten toteuttamisesta vastaavan henkilöstön kanssa. Huolimatta siitä, hyväksytäänkö tarjous vai ei, useimmat ehdotusten hallinnoijat pitävät myös prosessin jälkeisiä tarkastuskokouksia tehokkuuserojen määrittämiseksi.