Hallintoavustajat työskentelevät yleensä toimistoympäristössä. Näitä ihmisiä käytetään yleensä yhden tai useamman ylemmän hallintohenkilön tai yrityksen virkamiehen avustajana. Hallinnollisia avustustöitä löytyy monilta aloilta kiinteistöistä verkkosivustojen kehittämiseen. Heidän tehtäviinsä kuuluu usein yhdistelmä toimistotehtäviä, erikoistehtäviä ja henkilökohtaisia tehtäviä.
Hallinnollisen avustajan tarvitsemat taidot voivat vaihdella suuresti. Tämä johtuu siitä, että kunkin työnantajan tarpeet voivat olla hyvin erilaisia. Tämä pätee jopa yhden toimialan sisällä. Hallinnollisen avustustyön tekeminen yhdessä painatusyrityksessä ei välttämättä sisällä kaikkia tehtäviä tai taitoja kuin työnteko toisessa yrityksessä. Tästä syystä julkistaminen ja vastuiden arviointi ovat usein ratkaiseva tekijä haastatteluprosessin aikana, vaikka on selvää, että henkilöllä on kokemusta alalta.
Lähes kaikki hallinnolliset avustustyöt sisältävät jonkinlaisia toimistotehtäviä. On harvinaista, ellei mahdotonta löytää sellaista asemaa, jossa tietokoneosaaminen ei ole välttämätöntä. Näiden atk -taitojen vaadittu laajuus voi rajoittua peruslaskentataulukkoon, tekstinkäsittelyyn ja Internet -ominaisuuksiin. Joissakin tapauksissa henkilön voidaan vaatia olevan erittäin kehittynyt näillä aloilla ja hänellä saattaa olla kokemusta harvinaisempista ohjelmista, kuten kirjanpito -ohjelmistoista.
Tarvittava erikoisosaaminen on sekä toimiala- että yrityskohtaista. Esimerkiksi verkkosivustojen kehittämisyrityksessä hallinnollinen avustaja voi vaatia jonkin verran tietoa ohjelmoinnista ja web -suunnittelusta. Kiinteistöyhtiö voi kuitenkin vaatia henkilöltä pätevyyttä kiinteistöoikeuden ja maantieteen kaltaisilla aloilla.
Koska monet ammattilaiset ovat usein kiireisiä, rajat hallinnollisen avustajan ja henkilökohtaisen avustajan välillä voivat hämärtyä. Hallinnollinen avustustyö sisältää yleensä henkilökohtaisten tehtävien suorittamista muille, kuten aikataulutoimintoja tai sellaisten kutsujen hylkäämistä, jotka eivät liity suoraan työhön. Tällaisiin töihin voi liittyä ahkeria tehtäviä, kuten lounaan tilaaminen ja hankkiminen tai yksityisten toimitusten lähettäminen ja vastaanottaminen.
Joissakin yrityksissä hallinnollisia avustajia on eri tasoilla. Jotkut voivat olla paremmin päteviä, paremmin palkattuja ja heillä on muita merkittäviä nimikkeitä enemmän kuin toisilla. Tämä tapahtuu usein, kun vaadittu työmäärä on useampi kuin yksi henkilö. Se löytyy myös yrityksistä, jotka kannattavat eräiden tullien, kuten myyntisaamisten ja ostovelkojen, erottamista. Näissä tapauksissa hallintoavustajan työ voidaan nimenomaisesti määritellä tai ylempi valvoja voi siirtää tehtävänsä parhaaksi katsomallaan tavalla.