Yleisesti ottaen toimintakustannukset jakautuvat kiinteisiin ja muuttuviin luokkiin sen mukaan, miten ne vaihtelevat kausittain. Kiinteät kustannukset pysyvät samana riippumatta siitä, mitä yrityksessä tapahtuu, kun taas muuttuvat kustannukset vaihtelevat käytön ja muun toiminnan perusteella. Molempien kirjanpito on välttämätöntä, jotta voidaan pitää tarkat tiedot ja kehittää asianmukaiset budjetit. Joitakin työkaluja muuttuvien kustannusten arvioimiseksi on saatavilla niiden hallitsemiseksi, koska niistä voi tulla ongelma, kun yritys ei ota niitä huomioon.
Yrityksen kiinteät käyttökustannukset pysyvät paikallaan riippumatta siitä, kuinka kauan se on auki ja kuinka paljon se tuottaa. Näitä kuluja ovat esimerkiksi vuokrat tai asuntolainat, vakuutukset, lakimiehen palkkioista maksettavat palkkiot ja niin edelleen. Ne ovat säännöllisiä, toistuvia kuluja, jotka eivät vaihtele, paitsi sopimuksen mukaan. Esimerkiksi vakuutusyhtiö voi korottaa vakuutuksen hintaa sen uusimisen yhteydessä. Kuukausittain vakuutusmaksut pysyisivät kuitenkin ennallaan.
Sitä vastoin muuttuvat käyttökustannukset vaihtelevat. Palvelut, kuten vesi ja sähkö, mitataan käyttöperusteisia maksuja varten. Kun yritykset käyttävät enemmän, ne maksavat enemmän, joskus huomattavasti enemmän, jos ne ylittävät peruskäyttöarviot. Tavarat ja työntekijöiden palkka voivat olla myös vaihtelevia. Jos esimerkiksi ravintola on avoinna illallisaikaan seitsemänä iltana viikossa, se tarvitsee enemmän ruokaa kuin jos se on suljettu kolme yötä. Samoin työvoiman ruuhka -aikoina ja pidennettyinä aikoina tarvittaisiin lisää työntekijöitä, ja muina aikoina työaikaa voitaisiin leikata palkkakustannusten pienentämiseksi.
Kiinteissä ja muuttuvissa käyttökustannuksissa yritykset voivat pystyä käsittelemään kustannuksia eri veroluokissa. Jotkut ovat suoraan liiketoiminnan parantamiseen liittyviä kuluja, kuten laitteiden ja rakenteiden vuokrasopimukset, jotka voivat olla verovähennyskelpoisia. Samoin asianajajien ja kirjanpitäjien palkkiot sopivat omaan veroluokkaansa, jotta yritys voi vähentää ne. Jos kustannus voidaan suoraan yhdistää liiketoiminnan kustannuksiin, se voi olla oikeutettu erityiseen verokohteluun.
Kiinteät kustannukset sisältävät vakuutusmaksut, vuokrat, vuokrasopimukset ja palkkiot, kun taas muuttuviin käyttökustannuksiin voi sisältyä toimintoja, kuten investoinnit, palkanlaskenta ja tarvikkeet. Yritykset, jotka joutuvat budjetoimaan muuttuvat kulut, voivat käyttää työkaluja, kuten apuohjelmien arvioita ja kaavioita vuosittain. Nämä kaaviot voivat antaa karkeaa tietoa siitä, kuinka paljon yritys voi käyttää menojaan aiempien kokemusten perusteella. Esimerkiksi loma -ajan palkanlaskenta työntekijöille voi olla ennustettavissa viime kauden menojen perusteella ja korotuksia nostamalla.