Käytännössä suurin osa koulun vastaanottovirkailijan tehtävistä koostuu kokoelmasta samanlaisia tehtäviä ja päivittäisiä työtehtäviä. Jotkut vastaanottovirkailijat saattavat työskennellä useimmiten koulun vastaanotossa, kun taas toiset voivat tarjota enemmän kulissien takana olevaa hallinnollista tukea. Yleensä kuitenkin useimmat koulun vastaanottovirkailijan työt sisältävät puhelimeen vastaamisen ja soittajien avustamisen sekä avun antamisen kaikille koulun jäsenille, myös opiskelijoille ja henkilökunnalle. Useimmissa keskisuurissa ja suurissa kouluissa työskentelee useita vastaanottovirkailijoita ja hallinnon ammattilaisia kerralla; Jotkut työskentelevät ympäri vuoden, mutta useimmat työskentelevät vain lukuvuoden aikana, koska kesäloman aikana tarvetta on vähemmän.
Koulun vastaanottovirkailijan tehtäviin kuuluu tyypillisesti koulun vastaanoton miehitys. Tämän seurauksena päivittäisiin tehtäviin kuuluu vastata puhelimeen, kun ihmiset soittavat kouluun, sekä auttaa ihmisiä, jotka kävelevät sisään, olivatpa he sitten opiskelijoita, vanhempia tai muita vierailijoita. Aamulla koulun vastaanottovirkailija saattaa ensisijaisesti olla vastuussa läsnäolotietueiden keräämisestä ja puhelimeen vastaamisesta vanhemmilta, jotka soittavat ja sanovat, että heidän lapsensa eivät tule kouluun sinä päivänä, ja sitten laatia läsnäoloraportin. Seuraavat päivätunnit ovat todennäköisesti hieman vähemmän kiireisiä, mutta vastaanottovirkailijoiden on silti oltava käytettävissä auttamaan ja vastaamaan kysymyksiin tarpeen mukaan koko päivän.
Koulun vastaanottovirkailija voi myös antaa apua muille koulun ylläpitäjille, kuten rehtorille ja vararehtorille sekä kaikille muille toimistossa työskenteleville. Vaikka näillä ihmisillä on joskus henkilökohtaisia hallintoavustajia, pienemmissä kouluissa vastaanottovirkailija voi yksinkertaisesti tarjota tätä apua kaikille. Tämä voi sisältää kokousten ajoituksen, raporttien valmistelun ja toimistoympäristön ylläpitämisen. Nämä koulun vastaanottovirkailijan työpaikat ovat hieman harvinaisempia, koska useimmissa kouluissa on erilaisia työntekijöitä näiden tehtävien suorittamiseen, mutta niitä on, etenkin pienemmissä yhteisöissä.
Monet koulun vastaanottovirkailijan työpaikat ovat olemassa vain vuoden aikana, jolloin koulu on avoinna, vaikka jotkut koulut pitävät kesän aikana yhden tai kaksi vastaanottovirkailijaa. Nämä ihmiset tarjoavat jälleen hallinnollista tukea ja auttavat valmistautumaan uuteen lukuvuoteen. Muussa tapauksessa koulujen vastaanottovirkailijoiden tunnit ovat tyypillisesti samat kuin oppilaat ovat koulussa. Henkilö, joka menestyy koulun vastaanottovirkailijana, on todennäköisesti oikeutettu korotuksiin ja/tai ylennyksiin, varsinkin jos järjestelmänvalvojat palkkaavat jonkun hallintoavustajaksi.