Koulutushallinnon työpaikkoja löytyy kaikilla koulutusalan tasoilla korkeakouluista ja yliopistoista esikouluihin ja varhaiskasvatuslaitoksiin. Suurin osa ylläpitäjistä on nykyisiä tai entisiä opettajia. Johtajiensa roolin lisäksi perinteisissä oppilaitoksissa ylläpitäjät voivat työskennellä myös useissa muissa laitoksissa, kuten korjauslaitoksissa ja eräissä kulttuuriorganisaatioissa, kuten museoissa.
Monien korkeakoulujen ja yliopistojen työntekijät täyttävät lukuisia koulutushallinnon tehtäviä. Tällä tasolla on monia mahdollisia tehtäviä. Jotkut ylläpitäjät työskentelevät suoraan opiskelijoiden kanssa, kun taas toiset keskittyvät enemmän joko akateemisiin alueisiin tai muihin perinteisesti hallinnollisiin tehtäviin. Myös korkeakoulujen tiedekunnan jäseniä, mukaan lukien osastojen puheenjohtajat, pidetään yleensä järjestelmänvalvojina. Muita esimerkkejä näistä tehtävistä ovat opiskelijoiden dekaanit, pääsyjohtajat ja taloudellisen tuen johtajat. Rekisterinpitäjää ja kehitysjohtajaa voidaan myös pitää esimerkkinä koulutushallinnon ylläpitäjistä.
Rehtorit ja apulaisrehtorit ovat kaksi peruskoulun hallintotehtävää useimmissa lukioissa, keskiasteissa ja peruskouluissa. Rehtorit valvovat koulujensa päivittäistä toimintaa vuorovaikutuksessa opiskelijoiden, opettajien ja muiden hallintohenkilöstön jäsenten kanssa. Heillä on yleensä myös ulkoisia velvollisuuksia. Monet koulut luottavat apulaisrehtoreihin auttamaan velvoitteissa, joita rehtori ei yksin voi täyttää. Lisäksi on muita lukion ylläpitäjiä, jotka työskentelevät julkisissa, yksityisissä ja seurakunnan kouluissa. He voivat myös työskennellä tietyllä koulupiirillä tai kaupungin opetusosastolla.
Kaikkia ohjelmia eivät kuitenkaan ohjaa rehtorit tai korkeakoulun tiedekunnan jäsenet. Sekä toisen asteen että toisen asteen oppilaitoksissa monet opinto-ohjaajat ovat erikoistuneet tiettyyn alaan. Esimerkiksi uraneuvonta, erityisopetus ja yleisurheilu ovat vain osa alueista, jotka yleensä edellyttävät koulutusvastaavien asiantuntemusta.
Koulutushallinnon tehtävät, joihin liittyy työskentelyä pienten lasten kanssa, edellyttävät tyypillisesti varhaiskasvatustausta. Nämä ammattilaiset työskentelevät yleensä esikouluissa ja päiväkodeissa. Useimmissa tapauksissa oppilaitoksen johtaja on laitoksen johtaja. Hän valvoo yleensä opettajia ja muita tukihenkilöstöä.
Kuten opettajat, myös koulutuksen hallinnoijat työskentelevät yleensä oppilaitoksensa akateemisen kalenterin mukaisesti. Työajat vaihtelevat, mutta he työskentelevät yleensä kokopäiväisesti, vähintään viisi päivää viikossa. Taustalla ja kokemuksella nämä tehtävät edellyttävät yleensä maisterin tutkintoa tai korkeampaa. Yksilöt, joilla on opetuskokemusta tai muuta hallinnollista kokemusta, saavat yleensä todennäköisemmin kannattavia koulutushallinnon tehtäviä.