Mitkä ovat erilaiset menetelmät paperityön järjestämiseen?

Paperityön järjestämiseen on useita tapoja riippuen siitä, minkä tyyppisiä tietoja yritetään hallita. Jotkut ihmiset saattavat esimerkiksi tarvita apua postin ja sekalaisten paperien käsittelyssä, jotka löytävät tiensä koteihinsa päivittäin. Toisilla on epäjärjestynyt kotitoimisto, jossa on hämmentävä sekoitus elintärkeää paperityötä ja tarpeetonta sotkua. Vielä muilla henkilöillä saattaa olla paperit järjestetty siististi, mutta niiltä puuttuu yksinkertaisesti säilytystilaa, jotta he olisivat poissa tieltä. Kaikille tällaisille ongelmille on olemassa käytännön ratkaisuja. Monien mielestä paras vaihtoehto on lajittelun, tyhjennyksen, arkistoinnin ja varastoinnin yhdistelmä.

Organisaatioasiantuntijoilla on usein tietyt säännöt paperityön järjestämiseen tai paperin kesyttämiseen. Jotkut ammattilaiset esimerkiksi suosittelevat, että yrität koskettaa paperia mahdollisimman vähän kertaa, kun käsittelet sitä. Monet ihmiset ehdottavat, että avaat päivittäisen postin välittömästi ja päätät sitten hylätä sen tai arkistoida sen sijaan, että laitat sen sekalaiseen kasaan käsiteltäväksi myöhemmin. Maksettavat laskut voidaan järjestää eräpäivän mukaan, ja voi olla hyödyllistä käyttää maksukalenteria tai muistutusjärjestelmää maksujen viivästymisen välttämiseksi.

Paperitöiden päivittäinen järjestäminen joidenkin työkalujen avulla voi auttaa jotakuta välttämään sotkua. Papereiden käsittelystä voi olla apua esimerkiksi korit tai lokerot saapuvalle postille sekä roska- ja kierrätysastiat ei -toivottujen asiakirjojen hävittämiseksi. Pienet sideaineet tai järjestäjät voivat myös olla hyödyllisiä tavaroille, joita ihmiset kantavat säännöllisesti mukanaan. Esimerkiksi ihmiset, jotka käyttävät kuponkeja ostoksillaan, voivat hyötyä kannettavasta harmonikka-tyyppisestä järjestäjästä.

Kun yritetään järjestää kotitoimistoa, monet ihmiset mieluummin järjestävät paperityötä käyttämällä kansioita ja kaappeja tai laatikoita, joissa on tarrat. Kun tarpeettomat tavarat on poistettu, toimistossa olevat paperityöt voidaan lajitella ja arkistoida tiettyjen luokkien mukaan. Yleisiä esimerkkejä näistä ovat henkilökohtaiset tiedot, sairaustiedot ja taloudelliset tiedot. Vankat pahvi- tai muoviastiat voivat olla hyödyllisiä asiakirjojen pitkäaikaisessa säilytyksessä, joita ei tarvitse tarkastella säännöllisesti.

Lisävinkki paperityön järjestämiseen on vähentää todellista paperimäärää talossa. Monet asiakirjat voidaan skannata ja tallentaa tietokoneelle tai ulkoiselle kiintolevylle. Voidaan myös luoda tietokonetiedostoja budjetteja ja muita kotitalousasiakirjoja varten, mikä poistaa ylimääräisen paperin. Tarvittaessa voidaan tulostaa asiakirjojen paperikopioita tarvittaessa. Henkilökohtaista tallelokeroa tai tallelokeroa suositellaan usein korvaamattomien tai virallisten asiakirjojen säilyttämiseen.