Pääkirjat ovat yleisimpiä – ja tärkeimpiä – asiakirjoja yrityksen kirjanpitojärjestelmässä. Vaikka on olemassa monia erityyppisiä pääkirjoja, yleisimpiä ovat myynti, osto, käteinen ja pääkirjat. Kukin näistä pääkirjan kirjoista sisältää tietyn tyyppisen liiketoiminnan, mikä helpottaa yrityksen tietojen löytämistä myöhemmin. Kirjanpitäjät ovat vastuussa yhtiön kirjanpidon valmistelusta ja tapahtumien kirjaamisesta sen mukaisesti. Tilinpäätös on lopullinen tulos yrityksen kirjanpidosta kerätyistä tiedoista.
Myyntikirjat sisältävät kaikki tapahtumat, jotka liittyvät varaston tai palveluiden myyntiin asiakkaille. Kirjanpitäjät kirjaavat tapahtumapäivän, lyhyen kuvauksen ja myynnin määrän. Pääkirja sisältää yleensä tietyn kuukauden tietoja, koska tämä on kirjanpitojärjestelmien yleisin menettely. Muut tiedot – kuten myyntialennukset, palautukset tai muut hyvitykset – voivat olla myös tässä pääkirjassa. Ainoastaan yrityksen myyntiin liittyvien tietojen tulee olla tässä kirjanpidossa milloin tahansa.
Ostoilla on oma kirjanpito kirjanpidossa. Nämä kirjanpitokirjat sisältävät vain tietoja rahasta, jonka yritys käyttää liiketoiminnan harjoittamiseen tarvittavien tavaroiden hankkimiseen. Kirjanpitäjät luettelevat myyntikirjan kaltaisia tietoja, eli tapahtumapäivän, lyhyen kuvauksen ja ostettujen tavaroiden dollarin määrän. Tässä voi olla myös alihakkuri, jota kutsutaan ostoveloiksi. Tässä alitilissä luetellaan kaikki myyjät, joille yritys on velkaa ostetuista tavaroista tai palveluista.
Kassakirjat sisältävät kaikki tapahtumat, joissa käytetään rahaa. Tämän kirjanpidon tarkoituksena on auttaa yritystä täsmäyttämään pankkitilit kuukauden lopussa. Joissakin tapauksissa tällä kirjanpidolla ei ehkä ole runsaasti toimintaa kuukauden aikana yrityksen koon ja luonteen vuoksi. Kirjanpitäjät kirjaavat yleensä käteismaksutapahtumia ja voivat sitten antaa kirjanpidon henkilölle, joka sovittaa pankkitilin. Tehtävien erottaminen kirjanpitoa käsittelevien kirjanpitäjien kesken auttaa estämään väärinkäytösten – kuten petosten tai kavallusten – syntymistä.
Pääkirja on katsaus tapahtumiin, jotka eivät kuulu muiden pääkirjakirjojen tarkoitukseen. Kirjanpitäjät käyttävät tätä pääkirjaa usein viimeisenä keinona liiketoimissa. Liian monien tapahtumien tallentaminen tähän voi johtaa tietojen tai tietojen menetykseen, joiden läpikäyminen kestää jonkin aikaa tiedon löytämisessä. Kirjanpitäjät asettavat usein erityisiä sääntöjä pääkirjan käyttöön.