Palkanlaskenta ja hallinnoijat ovat vastuussa yrityksen työntekijöiden maksamisesta, verojen vähentämisestä palkasta ja varojen siirtämisestä palkkasummasta eläketilille ja vakuutusrahastoihin. Monet yritykset eivät vaadi virkailijoilta minkäänlaista muodollista koulutusta. Siitä huolimatta monet oppilaitokset tarjoavat kursseja palkanlaskennasta, ja jotkut yritykset vaativat virkailijoita hankkimaan nämä palkkatiedot tai korkeakoulututkinnon. Muita työnantajien mieluimpia palkanlaskennan pätevyyksiä ovat kirjanpitokortit ja erityyppiset henkilöresurssit.
Yleensä työnantajat edellyttävät, että palkanlaskentaosaston työntekijät ovat valmistuneet lukiosta. Monet korkeakoulut tarjoavat lyhytaikaisia ei-tutkintokursseja palkanlaskennassa tai kirjanpidossa, ja työnantajat etsivät usein tällaisia palkanlaskennan pätevyyttä. Joissakin tapauksissa kirjanpitokurssit voivat kattaa yleiset kirjanpitokäytännöt palkanlaskennan sijasta, mutta näiden istuntojen aikana opittuja käsitteitä voidaan soveltaa palkanlaskennassa sekä muussa hallinnollisessa työssä.
Suuryritykset työllistävät paljon virkailijoita, ja jotkut yritykset haluavat, että vanhemmat virkamiehet tuntevat kirjanpidon laajalti, koska palkanlaskenta voi olla varsin monimutkaista, kun kyseessä on suurempi määrä työntekijöitä ja huomattavia summia rahaa. Monissa maissa sääntelyviranomaiset tai kirjanpitoyhdistykset hallinnoivat kirjanpitokokeita ja onnistuneet hakijat saavat lisenssejä tai suoritustodistuksia. Nämä kirjanpitotiedot kuuluvat palkanlaskennan pätevyyksiin, jotka luetellaan usein työehtoina työpaikkailmoituksissa. Muodollisten kirjanpitokurssien lisäksi jotkut oppilaitokset tarjoavat kirjanpitotunteja, joiden aikana opetetaan kirjanpidon perusperiaatteita. Ihmiset, jotka osallistuvat näihin luokkiin, voivat usein saada työtä palkanlaskijana.
Joissakin yrityksissä henkilöstöhallinto vastaa henkilöstön palkkaneuvotteluista ja palkanlaskennasta. Näin ollen henkilöillä, jotka haluavat työskennellä palkkahallinnossa, on yleensä oltava aiempaa kokemusta henkilöstöhallinnosta. Jotkut oppilaitokset tarjoavat henkilöstöhallinnon ammatillisia luokkia, ja näihin luokkiin sisältyy joskus palkanlaskennan osa. Lisäksi jotkut työnantajat haluavat palkata virkamiehiä, joilla on korkeakoulututkinto kirjanpidosta, kuten matematiikasta tai rahoituksesta, kun taas toiset yritykset etsivät ehdokkaita, joilla on kandidaatin tutkinto henkilöstöhallinnossa.
Tietotekniikkayritykset markkinoivat tietynlaisia palkanlaskentaohjelmia kaiken kokoisille yrityksille. Jotkut IT-yritykset lähettävät yrityskouluttajia harjoittelemaan työpaikalla, jonka aikana virkailijoille opetetaan tämän ohjelmiston käyttöä. Muut yritykset perustavat verkkokoulutusmoduuleja tai lähettävät koulutusmateriaalia ohjelmistojen avulla. Koska monia ohjelmistoja käytetään koko teollisuudessa, jotkut työnantajat edellyttävät työnhakijoilta jonkinlaista ohjelmistokoulutusta, ja joissakin tapauksissa näiden yritysten etsimät palkkatiedot voivat sisältää suoritustodistuksen.