Mitkä ovat erilaiset postihuoneen työt?

Ei todennäköisesti tule yllätyksenä, että postihuoneessa työskentelyyn kuuluu postin käsittely. Jotta postihuone toimisi sujuvasti, erityisesti suurten yritysten tapauksessa, postihuoneen työntekijöiden työ on kuitenkin jaettava useisiin erityisiin tehtäviin. Yleensä postihuoneen työt voidaan jakaa kahteen pääluokkaan: niihin, jotka liittyvät saapuvaan ja lähtevään. Saapuva posti vaatii yleensä lajittelua ja jakelua, kun taas lähtevä posti on ehkä kerättävä, punnittava, merkitty ja ajoitettava noudettavaksi. Useita kirjureita palkkaavissa postihuoneissa yksi henkilö toimii usein esimiehenä, joka delegoi ja valvoo erilaisia ​​postihuoneen töitä, jotka on suoritettava joka päivä.

Yrityksen postin päivittäiseen käsittelyyn osallistuvat monet erilaiset postihuoneen tehtävät voidaan jakaa kahteen pääluokkaan: saapuvaan ja lähtevään postiin liittyvät. Saapuvan postin käsittely alkaa yleensä lajittelulla. Pienyrityksissä posti voidaan lajitella välittömästi vastaanottajan mukaan, kun taas suuryrityksissä saapuvat kirjeet ja paketit voidaan ensin lajitella osastojen mukaan ja sitten järjestää vastaanottajan mukaan. Postin määrästä riippuen tämä lajitteluprosessi voidaan suorittaa käsin tai se voidaan suorittaa automaattisten laitteiden avulla. Kun saapuva posti on lajiteltu, yksi tai useampi postihuoneen työntekijä voi toimittaa postin joko yksittäisille vastaanottajille tai osastojen postilaatikoihin.

Muut postihuoneen tehtävät liittyvät lähtevän postin käsittelyyn. Lähtevät lähetykset voidaan toimittaa suoraan postilaatikkoon kourujärjestelmän kautta, tai ne voidaan kerätä yksittäisiltä lähettäjiltä tai osastojen toimistoilta tai postitushuoneen virkailijat. Kun lähtevät tavarat ovat saapuneet postihuoneeseen, ne on ehkä punnittava ja niissä on oltava postikulut tai muut tarvittavat tiedot. Postihuoneen virkailijat saattavat joutua ajoittamaan noutot, kun yksityisten jakeluyritysten on käsiteltävä tavarat. Lähtevät lähetykset voidaan sitten sijoittaa ulkoisiin postilaatikoihin, määrätylle noutopaikalle tai, jos kyseessä on sisäinen posti, ohjata uudelleen asianomaiselle osastolle tai henkilölle.

Suurissa postihuoneissa, joissa on useita kirjureita, yksi henkilö voi toimia esimiehenä, joka delegoi ja valvoo erilaisia ​​postihuoneen tehtäviä, jotka on suoritettava joka päivä. Esimerkiksi postihuoneen esimies voi antaa lajittelutehtävät yhdelle työntekijälle, osastojen toimitus- ja noutotehtävät toiselle sekä punnitus- ja merkintätehtävät toiselle. Esimies voi myös olla vastuussa korkeamman tason postihuoneiden tehtävien suorittamisesta, kuten yksityisten jakeluyritysten tilien hallinnasta ja postitarvikkeiden tilaamisesta.