Kun yritykset tai muut järjestöt haluavat isännöidä ammattilaisten tapahtumakokouksen, useimmat palkkaavat kokousten koordinaattorin, joka tunnetaan myös nimellä konferenssikoordinaattori tai tapahtumasuunnittelija, valvomaan yksityiskohtia. Yleensä kokouskoordinaattorin tehtävät vastaavat tapahtuman ajankohtaan johtavien yksityiskohtien suunnittelusta ja järjestämisestä. Suunnittelunäkökulma voi edellyttää kokousten koordinaattoreiden kattavan monenlaisia tehtäviä. Organisaatio on yleensä tärkeä taito, koska koordinaattoritehtävien tapaamisen on määritettävä sopiva muoto organisoivan yksikön tavoitteiden perusteella.
Konferenssikoordinaattorit vastaavat tapahtuman useiden yksityiskohtaisten vaiheiden suunnittelusta. Näihin vaiheisiin kuuluu yleensä sivuston valitseminen tapahtuman isännöimiseksi ja yhteydenotto esittelijöihin. Muita tapahtumaan johtavia vaiheita voivat olla aterioiden järjestäminen ja konferenssimateriaalien valmistaminen.
Tapahtuman koko voi määrittää tehtävien tason, jotka kokouskoordinaattorin tehtävissä on suoritettava. Suuret tapahtumat vaativat usein monia tärkeitä logistisia toimenpiteitä, jotta yksityiskohdat eivät jää huomiotta. Tällaisia tärkeitä yksityiskohtia ovat esittelijöiden turvaaminen ja sivuston saatavuuden varmistaminen. Pienet tapahtumat, kuten yhden osaston kokous, voivat sisältää tehtäviä vähemmän osallistujille yrityksessä. Näitä tehtäviä voivat olla kokoustilan varaaminen, sähköisten kutsujen lähettäminen työntekijöille, aterioiden tilaaminen ja audiovisuaalisten tarpeiden turvaaminen.
Tapahtumapaikan osalta kokouskoordinaattorit voivat tehdä tiivistä yhteistyötä paikan edustajan kanssa. Tämä vuorovaikutus on yleensä tarpeen sen määrittämiseksi, mahtuuko tapahtumapaikka päivämäärään, osallistujamäärään, aterioihin, audiovisuaalisiin laitteisiin ja muihin tarpeisiin. Toinen vastuu tästä tehtävästä sisältää sopimuksen solmimisen tapahtumapaikan edustajan kanssa.
Kun paikka on varmistettu, tapahtumasuunnittelija alkaa järjestää tapahtuman muut tiedot. Tämä voi sisältää konferenssimateriaalien valmistamista. Jotkut kokouskoordinaattorin tehtävät ovat myös vastuussa kommunikoinnista esittelijöiden kanssa, jotta voidaan määrittää tarpeet, kuten matkajärjestelyt, esitysapuvälineet ja osallistumisapuraha.
Tapahtumapäivän valmistelu vaatii yleensä yksityiskohtien hallinnan ennen tapahtumaa ja sen aikana. Ennen tapahtumaa kokousten koordinaattorit varmistavat esittelijöille hotellimajoituksen ja valmistavat esimerkiksi konferenssimateriaalia. Tapahtuman aikana useimpiin tehtäviin kuuluu osallistujien rekisteröinnin käsittely ja kokoushuoneiden valmiuden varmistaminen ennen istunnon alkua.
Tapahtuman päättyessä kokousten koordinaattoreiden on ehkä arvioitava tapahtuman onnistuminen. Yleensä osallistujat ja esittelijät saavat kyselyitä palautteen antamiseksi tapahtuman kaikista näkökohdista. Tämä voi auttaa kokouksen koordinaattoria järjestelyissä tulevaa tapahtumaa varten.
Joissakin yrityksissä koordinaattoritehtävien kokous voi myös vaatia tapahtumaan liittyvien kustannusten valvontaa. Kokouskoordinaattoreiden on ehkä ennakoitava kustannukset ja varmistettava, että menot pysyvät budjetissa. Näihin kustannuksiin sisältyy yleensä maksu esittelijöille, ateriapalvelu ja tapahtumasopimuksen täyttäminen.