Vaikka vastaanottovirkailijan työ sisältää todennäköisesti yrityksen ensimmäisen yhteyspisteen, roolissa on lukuisia vastuita ja erikoistumisia. Jotkut eri vastaanottovirkailijan tehtävistä sisältävät lääketieteellisten ja hammaslääkärikäytäntöjen tai muiden terveyskeskusten tukemisen, vieraiden vastaanottamisen hotelleihin tai konferenssitiloihin sekä asianajajien ja pankkiirien toimistojen edustamisen. Kauneushoitolat ja kuntokeskukset sekä vakuutusvälittäjät ja rahanhoitajat käyttävät usein vastaanottovirkailijoita henkilökunnassa joko kokopäivätyöntekijöinä tai osa-aikaisina puhelinoperaattoreina. Vastaanottovirkailijan tehtäviin kuuluu yleensä positiivisen vaikutelman tekeminen ensimmäistä kertaa asiakkaille ja ammattimaisen ja miellyttävän läsnäolon ylläpitäminen palaaville asiakkaille. Puheluihin vastaaminen ja ohjaaminen, tapaamisten asettaminen ja vieraanvaraisuus voivat kuulua vastaanottovirkailijan tehtäviin.
Monilla ammatillisilla aloilla vastaanottovirkailijan työt ovat yleensä samat ja vaativat vain vähän erikoistumista. Perustason toimistotaitojen tai puhelinjärjestelmien tunteminen on usein vaatimus ja ammattitaito on toivottavaa, mutta muut taidot ja mieltymykset liittyvät toimiston tai käytännön tyypin ja sen edustamiseen. Vastaanottovirkailijan työ luovan toimiston luultavasti sisältää tyylin ja persoonallisuuden, joka sopii studiossa tehtävään työhön, kun taas sama rooli välitysyrityksessä voisi sisältää klassisen vaatekaapin ja asetetun käsikirjoituksen puhelimiin vastaamiseen ja puheluiden ohjaamiseen. Henkilökohtaisuuteen tai toimistostandardien noudattamiseen perustuvat rekrytointikriteerit riippuvat yrityksen asetuksista ja tarpeista.
Vastaanottovirkailijan työpaikkojen täyttäminen terveydenhuollon käytännössä edellyttää tyypillisesti enemmän erikoistumista. Lääketieteen ja hammaslääkärin vastaanottovirkailijat auttavat lääkäreitä kuulustellen potilaita tapaamisen yhteydessä. Oppiminen vastaamaan potilaiden tarpeisiin ja seuraamaan lääkäreiden ja hammaslääkäreiden aikataulujen aukkoja edellyttää sekä ihmisiä että ajanhallintataitoja. Tämäntyyppiset vastaanottovirkailijan työt voivat sisältää myös laskutuksen ja vastaanoton, jotka edellyttävät lisäosaamista saapuvan postin tai puheluiden ohjaamiseen käsittelyyn. Taitava vastaanottovirkailija tarkistaa soittajat ja säästää aikaa kaikille osapuolille tietäen, miten kyselyt, valitukset ja jopa henkilökohtaiset puhelut ohjataan oikein.
Ulkonäkö ja tapa ovat näkökohtia täytettäessä vastaanottovirkailijan töitä kampaamoissa, kauneudenhoitoalan toimistoissa tai mallinnus- ja valufirmoissa, sillä ne, jotka pyrkivät saamaan toiset näyttämään parhaalta, toivovat usein edustavansa parhaansa etuovella. Yrityksen ulkonäön tai tyylin tutkiminen ennen kuin lähestyt heitä töistä, on hyödyllistä valmistautumisessa haastatteluun ja sopimiseen siihen, mitä asiakaskunta voi pitää yrityksen edustajana. Kohtelias, miellyttävä ja mukautuvainen edustaa pitkälle positiivista edustamista kaikessa liiketoiminnassa ja pyrkimys muistaa nimet ja kasvot pitäen samalla hyvää kirjaa voi johtaa huippuosaamiseen alalla.