Tapahtumakoordinaattorin työpaikkoja löytyy useimmiten hotelleista, lomakohteista, tapahtumapaikoista, stadioneilta ja urheilukentiltä. Myös täyden palvelun tuotanto- ja sisustusyritykset sekä konserttien järjestäjät palkkaavat usein henkilöitä täyttämään tämän tehtävän. Jotkut tapahtuma -ammattilaiset suunnittelevat yritystoimintoja, kuten palkintojenjakotilaisuuksia, gaaleja tai kannustusmatkoja. Toiset työskentelevät yksilöiden kanssa, jotka haluavat järjestää sosiaalisen suhteen, kuten häät tai baarimitsvan. Erikoistapahtumien koordinaattorin tehtäviin kuuluu valmistautuminen julkisiin tapahtumiin ja festivaaleille, joihin satoja tai tuhansia vieraita voi osallistua.
Tehtäviin kuuluu yleensä tietyn toiminnon monien näkökohtien organisointi. Esimerkiksi julkisten festivaalien tai konserttien suunnittelussa henkilöitä voidaan palkata mainostamaan ja markkinoimaan näitä tapahtumia laajasti. Muita vaatimuksia voivat olla ulkoistettujen myyjien palkkaaminen ja viihde. Yksilöt, joilla on erityistapahtumakoordinaattorin tehtäviä, voivat hankkia tapahtumaluvat, järjestää riittävän pysäköinnin, koordinoida ruoka- ja juomamyyjiä ja käsitellä muita logistisia yksityiskohtia.
Eräitä muita erityistapahtumakoordinaattorin tehtäviä ovat yritysohjelmien suunnittelu ja järjestäminen. Esimerkiksi lentomatkat, maakuljetukset, hotellimajoitukset, kokoukset, ruokailut, retket alueen ulkopuolella, tiiminrakennustoimet ja teemajuhlat voidaan sisällyttää tällaisiin tilaisuuksiin. Osallistujamäärä voi vaihdella 20: stä yli 2,000: een. Monet yritysmarkkinoille suunnatut erikoistapahtumakoordinaattorin työpaikat edellyttävät erilaista tietämystä ja kokemusta kuin ne, jotka keskittyvät sosiaalisiin juhliin, kuten häihin ja syntymäpäiväjuhliin.
Yritysasiakkaiden päätöksiin tapahtumistaan vaikuttavat yleensä markkinointi ja tuotebrändäys sekä budjettiohjeet. Myynti- tai kannustuskokous on usein suunnattu parantamaan tai ylläpitämään korkeaa moraalia työvoimassa ja lisäämään työntekijöiden motivaatiota. Kun asiakkaat suunnittelevat sosiaalisia tapahtumia, tavoitteet ovat kuitenkin erilaiset.
Kun pari päättää mennä naimisiin ja suunnittelee häitään, päätökset perustuvat suurelta osin tunteisiin. Morsian ja sulhanen voivat myös olla huolissaan siitä, mitä heidän ystävänsä ja perheensä ajattelevat tapahtumasta kokonaiskokemuksena. Vaikka yritysasiakkaat ovat yleensä vähemmän kiinnostuneita sisustusesineistä, kuten kukista, tällaiset yksityiskohdat voivat olla sosiaalisen asiakkaan tärkein osa.
Nämä tekijät voivat siirtää tapahtumakoordinaattorin painopisteen suunnitteluelementteihin, kuten täydellisen vaaleanpunaisen sävyn löytämiseen keskipisteeseen, toisin kuin laaja-alaisen yrityskokouksen audiovisuaaliset tarpeet. Tästä syystä erikoistapahtumien koordinaattorin tehtävät vaihtelevat asiakkaan ja koordinoitavan osapuolen tai toiminnon tyypin mukaan. Asiakkaasta riippumatta ihmissuhdekommunikointitaidot sekä vahvat organisointikyvyt ovat kuitenkin tärkeimpiä ominaisuuksia kaikille tapahtumasuunnittelualan ammattilaisille.