Yksityisen vastaajapalvelun avulla henkilö voi vastaanottaa puhelinviestejä, kun puhelimeen ei voida vastata. Yksi vastaajalaatikko ja yksi puhelinlinja yhdistetään usein toisiinsa. Tämä on yleisin yksityinen vastaajatyyppi. Muissa tapauksissa samaan puhelinlinjaan voidaan liittää useita laatikoita, jolloin useat ihmiset voivat vastaanottaa viestinsä erikseen. Puhelinvastaajaa voidaan käyttää myös yksityisenä vastaajalaatikkona, jonka avulla ihmiset voivat säilyttää vastaajansa kodeissaan tai yrityksissään.
Yleisin yksityinen vastaajatyyppi yhdistää yhden puhelinlinjan yhteen vastaajalaatikkoon. Tämäntyyppinen vastaaja on matkapuhelimien yleinen ominaisuus. Soittajat yhdistetään usein vastaajaan, jos puhelinta ei nosteta tietyn soittomäärän jälkeen. Vaikka vastaajapalvelun tarjoaja voi työskennellä tuhansien tai jopa miljoonien asiakkaiden kanssa, jokaisen käyttäjän vastaajatili pidetään erillään muista. Tämä mahdollistaa käyttäjien pääsyn yksityiseen vastaajaan, mutta ei muiden käyttäjien vastaajaan.
Toinen yksityinen vastaajatyyppi mahdollistaa useiden tilien liittämisen samaan puhelinnumeroon. Yhteen puhelinnumeroon voidaan liittää mikä tahansa määrä vastaajalokeroita, jolloin perheenjäsenet tai yrityksen työntekijät voivat vastaanottaa viestinsä erillään muista kyseisestä numerosta tavoitettavissa olevista henkilöistä. Useimmissa tapauksissa näitä yksityisiä vastaajatilejä käytetään, kun soittaja valitsee tietyn alaliittymän.
Suurimman osan ajasta puhepostia säilytetään digitaalisessa muodossa suurella palvelimella. Näitä palvelimia ylläpitää vastaajapalvelu, ja asiakkaat, joilla on yksityinen vastaajatili, pääsevät niihin etäyhteyden kautta. Tämän ansiosta ihmiset voivat käyttää vastaajaviestejä useista eri paikoista ja useilla eri tavoilla. Vastaajatiedot voidaan siirtää myös henkilön tietokoneelle, vaikka viestit tallennetaan lähes aina ensin palveluntarjoajan palvelimille.
Puhelinvastaajaa voidaan pitää myös eräänlaisena yksityisenä puhepostina. Nämä koneet on kytketty lankapuhelimiin, ja niissä voi olla yksi vastaaja kaikille puhelinlinjan käyttäjille tai ne voivat jakaa viestit yksittäisiin vastaajalaatikoihin linjaa käyttäville eri henkilöille. Tyypillisesti käyttäjä pääsee käsiksi viesteihin painamalla itse laitteen painikkeita, mutta puhelinvastaajan viestejä on mahdollista käyttää myös puhelinlinjalta tai tietokoneelta.