Hallinnollinen avustaja voi työskennellä suoraan yhden ylemmän pääkäyttäjän alaisuudessa tai hän voi toimia avustajana ylläpitäjäryhmässä. Tämä asema on olemassa monilla aloilla ja toimialoilla armeijasta arkkitehtisuunnitteluun. Hallinnolliset avustajan tehtävät sisältävät usein toimistotehtäviä, mutta ne voivat sisältää erikoistuneempia tehtäviä tietyillä aloilla.
Paljon aikaa tietokoneella viettäminen on usein osa hallintoavustajan työtä. On todennäköistä, että hän kirjoittaa paljon. Asiakirjat, joita hän voi kirjoittaa, voivat sisältää raportteja tai kirjeenvaihtoa ylemmältä järjestelmänvalvojalta kolmannelle osapuolelle. Joskus hän voi kirjoittaa luonnoksista tai muistiinpanoista. Muina aikoina hän saattaa joutua kirjoittamaan materiaalit itse.
Hallinnollisen avustajan tehtäviin voi kuulua myös muiden tekemän työn tarkistaminen. Jotkut ylemmät ylläpitäjät vaativat hallintoavustajiaan lukemaan muiden henkilöstön jäsenten kirjoittamat asiakirjat ja raportit. Hallintoavustaja saattaa vaatia korostamaan virheitä tai alueita, joilla kieli on liian teknistä yleisölle.
Pyyntöihin, tiedusteluihin ja valituksiin vastaaminen voi myös kuulua hallinnollisen avustajan tehtäviin. Vanhemmat järjestelmänvalvojat ovat usein liian kiireisiä kommunikoimaan kaikkien huomiota tarvitsevien kanssa. Heidän avustajansa yleensä vapauttavat heidät tästä taakasta vastaamalla sähköposteihin, seulomalla puheluita ja lukemalla heidän postinsa.
Ajoitus on toinen tehtävä, joka yleensä annetaan hallinnolliselle avustajalle. Monet ylemmät ylläpitäjät luottavat avustajiinsa pitämään heidät järjestyksessä. Avustaja järjestää usein kokouksia, tapaamisia ja haastatteluja. Vaikka vanhempi ylläpitäjä on hänen esimiehensä, avustaja saattaa joutua ehdottamaan voimakkaasti tiettyjen toimintojen suorittamista tiettynä ajankohtana tai siirtämistä myöhempään ajankohtaan.
Koska ylempi järjestelmänvalvoja ei voi olla kaikkialla, missä hänen on oltava, hallinnollisen avustajan tehtäviin voi kuulua varajäsenenä toimiminen. On tavallista, että hallinnolliset avustajat joutuvat osallistumaan kokouksiin ja kertomaan ylemmälle järjestelmänvalvojalle sen jälkeen. Avustaja voi joutua tapaamaan myös tiettyjä asiakkaita tai liikekumppaneita. Hänellä voi olla valtuuksia tehdä joitain päätöksiä esimiehensä puolesta tai hänet voidaan yksinkertaisesti joutua välittämään keskustelun kohokohdat.
Hallinnollinen avustaja voi myös huomata, että hänen on tehtävä paljon tutkimusta. Tämä voi olla säännöllinen osa hänen tehtäviään tai satunnainen pyyntö. Ylemmät ylläpitäjät ovat usein vastuussa erilaisista raporteista, projekteista ja ehdotuksista, jotka on saatettava päätökseen tiettyihin määräaikoihin mennessä. Heidän voi olla mahdotonta kerätä kaikki tarvitsemansa tiedot ja koota tarvittavat materiaalit.
Muut hallinnollisen avustajan tehtävät voivat tuntua vähäpätöisiltä tehtäviltä. Hallituksen kokousten aikana hallintoavustaja voi joutua järjestämään lounaan. Häntä voidaan pyytää tekemään tai tuomaan kahvia, kun sitä tarvitaan. Hänelle voidaan myös määrätä tehtäviä, kuten postitoimistoon meneminen, toimitusten allekirjoittaminen ja arkistointi.