Hyvin harvat kaikenkokoiset nykyaikaiset organisaatiot voivat odottaa menestyvänsä jatkuvasti ilman huolellista suunnittelua, erityisesti henkilöresurssien alalla. Yritys voi henkilöstösuunnittelun avulla auttaa rekrytoimaan ja kouluttaa työvoimaansa ja kehittää säilyttämisstrategioita suojatakseen työvoimaa kilpailijoiden hyökkäyksiltä. Henkilöstösuunnittelulla voidaan myös kehittää kattavia seurantastrategioita, joilla varmistetaan, että avainpaikkoja ei odoteta tai muuten esiintyy.
Perinteinen käsitys yrityksen HR -toiminnasta on se, että se hallinnoi rekrytointiprosessia ja käsittelee työntekijöiden palkkaamiseen liittyviä hallinnollisia tietoja, kuten palkanlaskennan valmistelua, huomaa, että palkkaverot ja vakuutusmaksut maksetaan ajallaan jne. Kaikki nämä toiminnot suoritetaan parhaiten ympäristössä, jossa suunnittelu on olennainen osa organisaation elämää. Jopa sellaiset yksinkertaiset asiat, kuten työnkulun järjestäminen uudelleen lomien mukaiseksi, onnistuvat parhaiten asianmukaisella suunnittelulla. Yksi HR -suunnittelun tärkeimmistä eduista on siis rutiinin luominen kaikkien tunnistettujen tehtävien ja varautumissuunnitelmien suorittamiseksi odotettujen ja odottamattomien häiriöiden ratkaisemiseksi.
Organisaation työvoiman sujuva hallinta on toinen HR -suunnittelun eduista. Kun tuotantotasojen korottamista suunnitellaan esimerkiksi tuotantoympäristöissä, HR -toiminnon sisällyttäminen näihin suunnitteluistuntoihin varmistaa, että työvoimaa on riittävästi. Jos olosuhteet edellyttävät työvoiman vähentämistä, henkilöstövähennysten asianmukainen suunnittelu voi rajoittaa kielteisiä vaikutuksia jäljellä olevien työntekijöiden moraaliin ja tuotantoon leikkausten jälkeen.
Työvoiman hallinta ei kuitenkaan rajoitu rekrytointiin ja henkilöstövähennyksiin. On monia eri alueita, joilla työvoimaa on koulutettava, olennaisista terveys- ja turvallisuuskonsepteista heidän tehtäviensä erityispiirteisiin. Monet työntekijät on sertifioitava tekemään työnsä, ja sertifiointi on pidettävä ajan tasalla jatkokoulutuksen kanssa. Lisäksi monet organisaatiot aloittavat myös kouluttaa johtoryhmänsä ajankohtaisiin kysymyksiin, kuten laittoman häirinnän välttämiseen työpaikalla. Työntekijöiden ja johdon koulutuksen pitäminen ajan tasalla on yksi HR -suunnittelun eduista.
Monet organisaatiot luottavat erittäin kokeneiden johtajien ja johtajien johtamiseen useilla kriittisillä alueilla, mutta niillä ei ole mitään suunnitelmaa näiden johtajien lähtöön. On tosiasia, että kukaan ei ole korvaamaton; joitakin on kuitenkin vaikeampi vaihtaa. Perintösuunnittelulla on strategia valmiina toteutettavaksi siltä varalta, että mikä tahansa avainjohtaja joutuu vaihtamaan. Tämä ei rajoitu pelkästään sopivan korvaajan etsimiseen, vaan sisältää jokaisen avainjohtajan velvollisuuksien tunnistamisen ja niiden suorittamisen, kun korvausta etsitään. Henkilöstösuunnittelun toinen etu on pitää organisaatio toiminnassa kunnolla, kun avainjohtaja lähtee.