Kuten jokainen kotitoimistossa työskentelevä tietää, tiedostojen tallennustila on usein huippuluokkaa. On kuitenkin tärkeää, että asiakirjat ovat helposti saatavilla milloin tahansa työpäivän aikana. Oikeiden kotitoimiston arkistointiratkaisujen löytäminen vaihtelee toimiston koon ja ylläpidettävien tiedostojen määrän mukaan. On kuitenkin olemassa kolme perusmenetelmää, jotka voidaan usein mukauttaa kaikentyyppisiin kotitoimistoihin.
Yksi helpoimmista tavoista käsitellä kotitoimiston arkistointia on ostaa kaksi tai kolme vetolaatikkoa, jotka voidaan sijoittaa seinää vasten. Maksimoidaksesi tilankäytön, rakenna pöytälevy, joka ulottuu kaappien yläpintaan. Tämä yksinkertainen idea ei ainoastaan luo merkittävää määrää kotitoimiston arkistointi tilaa. Matala arkistokaappien ja pöytälevyn yhdistelmä luo toisen työtason, jota voidaan käyttää tukemaan laitteita, kuten faksilaitteita ja tulostimia, tai jättää tyhjäksi käytettäväksi piirustusten asettamisessa tai leikkuupöydäksi käytettäväksi kankaiden kanssa.
Toinen idea on hyödyntää kaikki kaapit, jotka voivat olla tilassa. Kotitoimistot sijoitetaan usein huoneisiin, jotka oli alun perin tarkoitettu käytettäväksi makuuhuoneena. Tämä tarkoittaa, että kaappi voi tarjota ihanteellisen paikan tiedostojen järjestämiseen. Mittaa kaapin sisätilat ja määritä, kuinka monta viiden laatikon arkistokaappia voidaan asettaa ja salli laatikoiden avaaminen ja sulkeminen ilman ongelmia. Tämä eliminoi tiedostojen esiintymisen toimiston pääalueella, jolloin tila näyttää siistimmältä.
Jos kotitoimiston alueella on sisäänrakennettuja kirjahyllyjä, käytä niitä tiedostojen järjestämiseen houkuttelevalla tavalla, mutta silti helpon käytön. Osta paju korit, joiden kannet ovat neliömäisiä ja riittävän suuria, jotta tiedostot voivat seistä pystyssä. Kiinnitä yksinkertainen tagi korin etuosaan osoittamaan, kuinka monta kirjainta kyseiseen koriin sisältyy. Aseta ne kirjahyllyille tai tilaa ne, jos haluat käyttää kasveja, kirjoja tai kehystettyjä valokuvia pehmentääksesi kotitoimiston arkistointiratkaisun yleistä ulkoasua.
Vaikka kotitoimiston arkistointi voi tuntua suurelta esteenä, yleensä on olemassa sekä toimivia että houkuttelevia ratkaisuja. Arvioi tilaa ja määritä, mitä elementtejä on jo olemassa ja joita voitaisiin hyödyntää parhaiten tiedostojen tallentamiseen ja hakemiseen. Monissa tapauksissa tehtävä voidaan suorittaa suhteellisen pienillä kustannuksilla ja samalla antaa toimistolle järjestäytynyt ja miellyttävä ilme.