Rahavirtalaskelma seuraa kaikkia käteistä vaativia liiketoiminnan menoja. Ensimmäisessä osassa – liiketoiminta – säilytetään kaikki tiedot käteiskustannuksista. Nämä kustannukset tulevat yrityksen kirjanpitotiedoista; Lyhyesti sanottuna ei ole todellista huolta siitä, ovatko erät luonteeltaan kiinteitä vai vaihtelevia. Selvityksessä kerrotaan yksinkertaisesti käteisen käyttökustannusten määrät ja siitä, onko yhtiö kokenut käteisvirtaa tai -virtaa tässä jaksossa tietyn ajanjakson ajan. Tässä on olemassa useita rahamenoja, kuten varoja, velkoja ja muita lyhytaikaisia velkoja.
Omaisuuserät voivat olla yksi suurimmista käteiskustannusten ryhmistä erityisesti valmistus- tai vähittäiskaupassa. Tähän sisältyvät saamiset, varastot, tarvikkeet, ennakkomaksut ja muut lyhytaikaiset varat. Näitä kohteita käytetään yleisesti normaalissa liiketoiminnassa, ja kunkin yksittäisen ryhmän odotukset kestävät alle 12 kuukautta. Rahavirtalaskelmassa ulosvirtaukset edustavat näihin eriin käytettyä todellista rahaa. Jokaisella yksittäisellä ryhmällä on oma linja ja tietyn ajanjakson, yleensä yhden kuukauden, kokonaissumma.
Ostovelat edustavat tavaroita, jotka yritys ostaa tilille tarkoituksena maksaa myyjälle myöhemmin. Yleinen sisällyttäminen tähän käteiskustannuksiin sisältää setelit, palkat, palkanlaskennan, korot ja maksettavat verot. Rahaa käytetään, kun yritys maksaa alaspäin edellisen saldonsa mistä tahansa näistä eristä kuluvan kuukauden aikana. Kuten aiemmin kuvatut varat, yksi rivi edustaa jokaista takaisinmaksua näiden käteiskäyttökustannusten vähentämiseksi. Velatilin lisääminen kuitenkin pienentää kassavirtaa, koska tämä osoittaa yrityksen käyttämää rahaa.
Muut lyhytaikaiset velat ovat viimeinen osa, jossa esitetään yksityiskohtaiset käteiskustannukset. Nämä erät voivat olla saamattomia tuloja tai muita yrityksen lyhytaikaisia velkoja. Kirjanpitäjät luettelevat kaikki erät, jotka ovat käteiskustannuksia, mutta jotka eivät täytä yhtä edellisten luokkien kriteereistä. Tässä voi olla myös kertaluonteisia eriä, joten kirjanpitäjät voivat kertoa sidosryhmille merkittävistä kuluista, jotka yritys maksaa liiketoiminnan hoitamisesta. Nämä voivat vaatia tietojen julkistamista tarvittaessa, jotta sidosryhmiä voidaan informoida käteisvarojen huomattavien vähennysten luonteesta.
Rahavirtalaskelma on tarkoitettu sekä sisäisille että ulkoisille sidosryhmille. Tilintarkastajat voivat laatia muita raportteja tarkentaakseen yrityksen käteiskustannuksia. Nämä vähemmän muodolliset raportit täyttävät usein sisäisten sidosryhmien tarpeet ja vaatimukset. Luettelomuoto ja tiedot voivat sisältää minkä tahansa määrän yritystä koskevia lukuja vakiomuotoisia johtamislaskentaprosesseja kohti.