Toimintakulut ovat kuluja, jotka liittyvät yrityksen toimintaan. Se voi myös viitata tietyn laitteen tai yrityksen sivuliikkeen käyttökustannuksiin. Nämä kustannukset jaetaan yleensä kahteen luokkaan, joita kutsutaan kiinteiksi kustannuksiksi ja muuttuviksi kustannuksiksi, ja yrityksellä voi olla enemmän yhtä tyyppiä kuin toinen.
Kiinteät käyttökustannukset ovat kuluja, jotka yleensä pysyvät samana riippumatta siitä, onko yritys tai laite passiivinen tai toimii täydellä kapasiteetilla. Esimerkkejä tällaisista kuluista ovat työntekijöiden palkat ja koneiden leasingmaksut. Palkat on tässä suhteessa erotettava tuntipalkasta.
Joustavat menot tunnetaan muuttuvina käyttökustannuksina. Nämä kulut vaihtelevat useiden tekijöiden perusteella. Esimerkiksi tuntipalkasta jaettua rahaa voidaan säätää vaihtelemalla vastaanottajien työaikaa.
Käyttökustannukset eivät ole yksittäisiä maille, vaikka todelliset kulut voivat vaihdella maasta toiseen tai jopa paikasta toiseen. Alalla on hyvin mahdollista, että kulut vaihtelevat. On kuitenkin vaikea löytää yritystä, jolla ei olisi näitä kustannuksia. Jopa Internet -yritykset, joissa toiminnan kustannuksia voidaan usein pienentää, on lähes mahdotonta poistaa ne kokonaan.
Käyttökustannusten laskentaa pidetään olennaisena liiketoiminnan järkevään suunnitteluun. Jos näitä kustannuksia ei ole budjetoitu oikein, se voi vaikuttaa haitallisesti yritykseen. Suunnittelun puute lisää riskiä, että yritys ei säilytä riittävästi varoja toimiakseen kunnolla.
Koska jotkin kustannukset ovat kiinteitä, mahdolliset liiketoiminnan keskeytykset tai talouden heikkeneminen on otettava huomioon. Näitä sitoumuksia ei yleensä voida lykätä ennen kuin yritys pitää sopivana maksaa ne. Kiinteät käyttökustannukset määritetään yleensä maksuaikataulussa, ja ne on maksettava vastaavasti, jotta yritys säilyttää hyvän luoton.
Muuttuvien käyttökustannusten luokkaan kuuluvat kulut, joita syntyy vain satunnaisesti. Kiinteistönhuolto ja laitteiden korjaus ovat esimerkkejä tästä. Näitä kuluja voi olla hyvin vaikea spekuloida, joten liiketoiminnan neuvonantaja tai konsultti voidaan käyttää tällaisiin tehtäviin. Monien yritysten on myös hyödyllistä pitää budjetti satunnaisia kuluja varten.
Aloituskuluja ei yleensä lasketa käyttökustannuksiin. Yrityksen perustamiseen liittyvät menot, kuten yrityksen nimen rekisteröinti, maksetaan yleensä vain kerran. Muut käynnistyskustannukset, kuten laitteiden asennusmaksut, voivat olla toistuvia, mutta maksut suoritetaan yleensä siihen mennessä, kun yritys aloittaa toimintansa.