Neuvotteluprosessi on monimutkainen joukko toimia, joiden tarkoituksena on tarjota molempia osapuolia tyydyttävä tulos kahdelle eri mieltä olevalle osapuolelle. Muodollisia neuvotteluja voidaan käydä koulutetun sovittelijan avustuksella, joka toimii puolueettomana kolmantena osapuolena käsiteltävien asioiden navigoinnissa. Ammattimaiselle neuvottelijalle prosessi voi seurata useita lopullisia vaiheita. Neuvotteluja voidaan kuitenkin käydä myös epävirallisemmalla tasolla, ja prosessi voi näissä tapauksissa muuttua vähemmän rakenteelliseksi.
Neuvotteluprosessin ensimmäinen askel käsittää käsiteltävän asian ymmärtämisen. Tämä vaihe tapahtuu usein ennen kuin molemmat osapuolet aloittavat viralliset neuvottelut. Kummankin osapuolen on osallistuttava neuvotteluihin selkeällä käsityksellä siitä, mikä konflikti on ja mitä hän haluaa hyötyä menettelystä.
Neuvotteluissa seuraava vaihe on, että kumpikin osapuoli esittelee asiansa. Tämä edellyttää selittämistä, mikä on yksilön tavoite, mitä hän haluaa saavuttaa ja mitä hän on valmis tarjoamaan vastineeksi. Molempien osapuolten on kuunneltava toisiaan, jotta neuvottelut etenevät. Jos sovittelija on läsnä, hän huomioi nämä menettelyt huolellisesti tarjotakseen luovia ratkaisuja, jotka voivat toimia molemmille osapuolille.
Suurin osa neuvotteluprosessista on jatkuva edestakaisin ajatuksia, vaihtoehtoja ja jopa väitteitä osapuolten välillä. Ensimmäinen tarjottu ratkaisu on harvoin lopullinen valinta. Tämä prosessin osa vaihtelee suuresti käydyistä neuvottelutyypeistä riippuen. Jos neuvottelija on mukana, hän johtaa tätä prosessin vaihetta tarjoamalla erilaisia ratkaisuja ja työskentelemällä jatkuvasti molempien osapuolten kanssa molempia osapuolia hyväksyvän sopimuksen löytämiseksi.
Tämä neuvotteluprosessin vaihe, jossa eri mieltä olevat osapuolet käyttävät aikaa eri ratkaisujen tutkimiseen, voi tapahtua useiden istuntojen aikana. Suuryrityksen liiketoimintaneuvottelut voivat kestää viikkoja ennen kuin hyväksyttävä ratkaisu löydetään. Pienemmissä neuvotteluissa, kuten kahden työtoverin välisissä toimistoissa, tämä vaihe voi olla paljon helpompi ja sisältää vain lyhyen keskustelun ennen sopimuksen saavuttamista.
Kun ratkaisun etsintäprosessi on saatu päätökseen, neuvottelut alkavat prosessin viimeisiin vaiheisiin. Sopimus on selkeästi molemmille osapuolille ja usein kirjallinen sopimus. Tämä asiakirja tarkistetaan perusteellisesti ja sitä muutetaan tarpeen mukaan, kunnes se on kaikkien asianosaisten tyydyttävä. Kun molemmat osapuolet ovat hyväksyneet ja allekirjoittaneet sopimuksen, siinä esitetyt vaiheet on suoritettava.
Neuvotteluprosessin viimeinen vaihe on sopimuksen täyttäminen. Tämä voi olla yhtä yksinkertaista kuin tavaroiden kauppa ja erottaminen. Monimutkaisemmissa neuvotteluissa ratkaisu voi olla pitkäaikaisempi sitoutuminen tai kahden osapuolen välinen yhteistyö. Jos jossakin vaiheessa sopimus ei enää toimi yhdelle tai molemmille osapuolille, neuvottelut voidaan aloittaa uudelleen alusta sopimuksen muuttamiseksi ja paremman, kestävämmän ratkaisun löytämiseksi.