Jokaisessa ostoprosessissa käytetään neljää perusvaihetta: tarpeen määrittäminen, tarjous, osto ja arviointi. Jokaisessa vaiheessa voi olla useita osia, joista osa ei välttämättä koske kaikkia ostoksia. Usein vaiheet suoritetaan rennosti ja hyvin lyhyessä ajassa. Toisissa tapauksissa jokainen vaihe on virallinen ja voi viedä paljon aikaa.
Ostoprosessin tarvevaihetta määrittäessään potentiaalinen ostaja arvioi tarpeensa. Tämä sisältää tunnistamisen siitä, mitä hän haluaa saavuttaa, mikä on hänen budjettinsa ja mitä ominaisuuksia tarvitaan ja halutaan. Tämä vaihe voi sisältää myös tuotetutkimuksia, joiden avulla voidaan löytää mahdollisuuksia ja vaihtoehtoja, joita ostaja ei ehkä ymmärrä olevan käytettävissä.
Tarpeen määrittäminen tapahtuu, onko päätös yksinkertainen kuin mies, joka haluaa ostaa lounaan, tai yhtä monimutkainen kuin IT -johtaja, joka arvioi uutta integroitua kirjanpidon hallintajärjestelmää. Lounasta etsivä mies määrittää nopeasti hänen tarpeensa. Hän voi tietää, että hän tarvitsee ruokaa, haluaa käyttää tietyn summan, hänellä on vain 30 minuuttia lounaalle ja hän on salaatin tuulella. IT -johtajan on ehkä neuvoteltava useiden osapuolten kanssa tarpeiden ja rajoitusten määrittämiseksi, ennen kuin hän voi siirtyä seuraavaan vaiheeseen.
Ostoprosessin tarjousvaiheessa ostaja tutkii saatavilla olevia myyjiä ja pyytää hinnoittelua. Tämä voi olla yhtä yksinkertaista kuin lounas, joka käyttää budjettiaan päättääkseen, että hänen täytyy holhota pikaruokaravintola, ja käy sitten läpi luettelon toimipaikan lähellä olevista laitoksista. IT -päällikkö todennäköisesti tutkii saatavilla olevia ohjelmistoja ja palveluntarjoajia, lähettää ehdotuspyynnön ja arvioi sitten tarjoukset päättääkseen, mikä sopii parhaiten yrityksen tarpeisiin.
Ostoprosessin kolmas vaihe on varsinainen hankinta. Lounaan ostavalle miehelle tämä on yhtä helppoa kuin tilata ruokansa, maksaa ikkunasta ja ajaa pois. IT -johtajalle tämä voi sisältää hinnoittelusta neuvottelun, ostoluvan saamisen, sopimusten allekirjoittamisen, tuotteen toimituksen vastaanottamisen ja laskun maksamisen.
Ostoprosessi päättyy yleensä arviointivaiheeseen. Tässä ostaja päättää, onko hän tehnyt hyvän oston ja pitääkö tuote tuotteen vai käykö kauppaa jälleenmyyjän kanssa. Lounaalle tämä tarkoittaa syömistä ateriansa ja päättämistä, oliko se hyvää. IT -johtajalle tämä tarkoittaa järjestelmän tehokkuuden arviointia ajan mittaan. Joissakin tapauksissa tämä prosessivaihe voi edellyttää takuiden tai takuiden käyttöä ja jopa tuotteen palauttamista tai hyvityspyyntöä.