Kun yritys ostaa tavaroita tai palveluita, se tehdään yleensä ostotilauksen kautta. Koska ostotilaus on ostajan ja myyjän välinen oikeudellinen sopimus, on tärkeää, että tilausehdot on määritelty selkeästi ja täsmällisesti, jotta vältetään osapuolten väliset erimielisyydet. Yleisiä ostotilauksen ehtoja ovat kustannukset, materiaalien kuvaus, odotettu päivämäärä ja rahtivelvollisuudet.
Yksi tärkeimmistä ostotilauksen ehdoista on tuotteen hinta, joka osoittaa, kuinka paljon ostaja on valmis maksamaan tavaroista tai palveluista. Jos ostotilauksen vastaanottaja ei voi tai ei vastaa ostotilauksen hintaa, hänen on ilmoitettava siitä ostajalle. Jos myyjä jatkaa tilausta, hän on velvollinen myymään tuotteen ostajalle ostotilauksessa ilmoitettuun hintaan.
Hyvä ostotilaus sisältää materiaalien kuvauksen, joka ei jätä epäilystäkään. Ostotilauksen antajan olisi oltava mahdollisimman tarkka, jotta vältetään sekaannukset myöhemmin. Odotetut tavarat tai palvelut on kuvattava mahdollisimman yksityiskohtaisesti ostotilauksen osassa.
Toistumisaika on toinen ostotilauksen ehdoista. Suuret valmistajat tai jopa pienet valmistajat, joilla on juuri oikeaan aikaan varastot, vaativat usein pitkiä toimitusaikoja tilauksen käsittelyyn. Jos myyjä ei pysty noudattamaan määräaikaa, hänen on ilmoitettava siitä ostajalle eikä otettava tilausta vastaan, ellei määräaika ole neuvoteltavissa.
Freight On Board (FOB) on suosittu tilaustilaus. Tämä osoittaa, kuka ottaa vastuun rahtikustannuksista ja mistä paikasta. Jos ostaja New Yorkissa ostaa kuorma -auton mattoja San Franciscosta, ehdot voivat olla ”FOB New York City”, mikä tarkoittaa, että myyjän on maksettava rahti New Yorkiin pääsemiseksi. Jos ehdot ovat “FOB San Francisco”, tämä tarkoittaa, että ostaja vastaa kuljetuskustannuksista. Rahtiehdot ovat erityisen hankalia kansainvälisessä merenkulussa, ja ostajan ja myyjän on oltava selviä siitä, kuka maksaa tullit ja verot sekä todellisesta tavaraliikenteestä.
Yhdysvalloissa tavalliset maksuehdot ovat ”Net 30”, mikä tarkoittaa, että lasku on maksettava 30 päivän kuluessa. Muita vakioehtoja ovat “Net 15”, “Net 60”, “Net 90” tai “Erääntynyt vastaanotettaessa”. Jos ostotilaus maksetaan luottokortilla, maksuehtoja ei yleensä tarvitse nimetä, mutta luottokorttia käsitellään, kun tilaus käsitellään.
Ostoehdot ovat neuvoteltavissa suurimman osan ajasta. Sekä ostajan että myyjän osien antamisen ja ottamisen myötä tilausehtoja voidaan muuttaa kummankin osapuolen rauhoittamiseksi. Jotkin ostotilauksen ehdot eivät ole neuvoteltavissa, ja ostajan tai myyjän tulee ilmoittaa siitä neuvottelun alussa.