Kirjanpidon hallinta on prosessi, jossa yritykset valvovat taloudellisten lukujen kirjaamista ja raportointia kirjanpitoonsa. Yrityksellä voi olla käytössä erilaisia hallintojärjestelmiä taloudellisen koskemattomuutensa säilyttämiseksi. Muutamia erilaisia pääkirjanhallintajärjestelmiä voivat olla taloudellinen kirjanpito, sisäiset ja ulkoiset tarkastukset tai tehtävien eriyttäminen. Yrityksen omistaja, johtajat tai talousjohtaja voivat olla vastuussa näiden ohjeiden asettamisesta. Jos pääkirjaa ei hoideta oikein, seurauksena voi olla huono taloudellinen raportointi yritykselle.
Normaalit kirjanpitokäytännöt ovat yleisimpiä menetelmiä, joita yritys voi harjoittaa pääkirjanpidossa. Näitä käytäntöjä ovat pääkirjojen, lehtien, rahoitustilien ja muiden kirjanpitotyökalujen käyttö. Kirjanpitäjät ovat vastuussa näihin eri kirjanpitovälineisiin tallennettujen tietojen valvonnasta. Kuukausien tiettyinä aikoina kirjanpitäjät sovittavat yhteen ja tarkistavat kirjanpitokirjan tarkkuuden ja hallitsevat pääkirjaa järjestelmällisesti. Esimiehet ja muut suorittavat tämän prosessin lopullisen tarkastelun yrityksessä.
Sisäiset ja ulkoiset tarkastukset ovat muita tapoja, joilla yritys voi harjoittaa pääkirjan hallintaa. Sisäiset tarkastukset edellyttävät kirjanpitokirjojen tarkistamista sellaisten työntekijöiden käyttöön, jotka eivät liity kirjanpito -osastoon. Näin yhtiön ylin johto voi varmistaa, että kirjanpitäjät käsittelevät taloustoimia asianmukaisesti. Ulkoinen tilintarkastus edellyttää ulkopuolisen tilitoimiston käyttöä yrityksen kirjanpidon tarkistamiseksi sen varmistamiseksi, että se noudattaa kansallisia tilinpäätösstandardeja. Tämä kirjanpidon hallintaprosessi on tarkoitettu ulkopuolisille sidosryhmille, jotta he voivat ymmärtää, kuinka hyvin yritys hoitaa taloustoimia.
Varmistaakseen asianmukaisesti petosten ja kavallusten puuttumisen yhtiö harjoittaa usein tehtävien eriyttämistä. Tämä kirjanpitokäytäntö rajoittaa yhden henkilön suorittamien kirjanpitotehtävien määrää yrityksessä. Pääkirjanhallinta voi sisältää monia erilaisia toimintoja, joten yksi henkilö voi yrittää tehdä petoksia ja sitten peittää ne. Esimerkiksi käteisen kerääminen ja laskeminen, talletusten kirjoittaminen ja kirjaaminen sekä rahan lähettäminen pankille ovat kaikki tavallisia käteisenhallintatoimia. Yhdellä työntekijällä, joka suorittaa kaikki nämä toimet, voi olla mahdollisuus ryöstää varoja huomaamatta.
Kirjanpidon hallinta on prosessi, joka kehittyy ajan myötä. Kun yritys kasvaa ja laajenee, niin sen kirjanpitokäytännöt kasvavat. Yritysten on löydettävä uusia ja tehokkaita tapoja hallita päivittäisiä kirjanpitotehtäviä. Työntekijöiden palkkaaminen ja kirjanpitokäsikirjojen luominen ovat yleisimpiä tapoja tehdä tämä.